Im papierlosen Büro finden sämtliche Geschäftsvorgänge digital statt. Ausdrucke gibt es nicht (mehr). Dokumente werden in der Cloud gespeichert und rein digital erstellt. Gibt es noch Papierdokumente, werden diese eingescannt und die Blätter, sofern sie nicht Aufbewahrungsfristen unterliegen, vernichtet. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern sorgt – richtig umgesetzt – für deutlich mehr Arbeitseffizienz und reduziert Platzbedarf und Aufwand insgesamt. Doch wie geht das eigentlich? Und welche Belege sind auch weiterhin in Papierform vorzuhalten?
Jeden Tag wächst die Informationsmenge, die Unternehmen bändigen müssen. Fotos, Filme und Musik werden bereits ganz selbstverständlich in digitaler Form verwaltet. Bei der Frage nach dem „Wie” und „Ob” der vollständigen Digitalisierung von Schriftstücken gehen die Meinungen jedoch auseinander. Dabei gilt der Verzicht auf Papier als Erfolgsfaktor für die digitale Transformation und im globalen Wettbewerb. Nicht zuletzt leistet das papierlose Arbeiten einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Was ist ein papierloses Büro?
Das papierlose Büro kommt entsprechend seiner Definition ganz ohne Papier aus. Die Maxime lautet: keine Notizblöcke, keine Briefmarken, keine Flipcharts, keine Zettelwirtschaft. Alle Dokumente werden virtuell auf Rechnern, Festplatten oder in der Cloud gespeichert und bearbeitet. In Besprechungen können Mitarbeiter:innen ihre Notizen auf Tablets oder Smartphones machen und die Dokumente digital signieren.
Lästiges Aktensuchen im Office entfällt ebenso wie die Wege zu den zuständigen Stellen und Abteilungen, bei denen die jeweiligen Originalakten liegen. Schriftstücke und Arbeitsmaterialien sind stets auf Knopfdruck verfügbar. So wird das papierlose Büro oft zum Produktivitätsbooster, auch im Außendienst oder bei der Arbeit von zu Hause aus.
Doch damit nicht genug: Unternehmen schonen durch den Verzicht auf Gedrucktes auch die Umwelt und sparen wertvolle Ressourcen – zum Beispiel Papier, Druckertinte und Drucker, Aktenschränke, Regalsysteme sowie Stellflächen, die nicht länger benötigt werden. Wer E-Mails und andere Informationen ausdruckt, braucht künftig einen guten Grund – oder verzichtet am besten ganz darauf.
Vor allem große Unternehmen sparen auf diesem Wege inzwischen sehr viel Geld. Doch mittlerweile erobert die papierlose Arbeit auch den Mittelstand und kleine Unternehmen. In der Regel ist der Umstieg zum vollständig papierlosen Büro jedoch ein längerer Prozess, der schrittweise vollzogen wird, nicht abrupt.
Laut dem Digital Office Index von Bitkom haben im Jahr 2022 bereits 72 Prozent aller deutschen Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch ausgestellt. Zum Vergleich: 2020 waren es noch 65 Prozent.
Tools für einen guten Workflow beim papierlosen Arbeiten
Grundlage für das papierlose Büro ist ein Scanner mit OCR-Technologie und eine digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Letzteres ist auch unter dem Kürzel ECM (Enterprise Content Management) bekannt; mehr Informationen hierzu finden Sie im Text weiter unten.
Unified-Communications-Lösungen bieten Tools, mit denen Sie online Faxe versenden, rechtskonforme digitale Zeitstempel und Signaturen erstellen oder digital mit Kolleg:innen kommunizieren können, zum Beispiel über E-Mail oder Anwendungsdienste wie Microsoft Teams oder Slack.
Um die Produktivität im digitalen Büro weiter zu steigern, empfiehlt sich der geräteunabhängige Zugriff auf Dokumente in der Cloud. In puncto Sicherheit sind Cloud-Lösungen herkömmlichen Ablagesystemen oft überlegen, da sie Datenverschlüsselung und modernes Identitätsmanagement ermöglichen. Für hybride Arbeitsmodelle und die Arbeit im Homeoffice ist Cloud-Computing nicht mehr wegzudenken.
Die Vor- und Nachteile im Überblick
Viele Unternehmen in Deutschland können sich noch nicht vorstellen ganz auf Papier zu verzichten, denn es bietet ein haptisches, vertrautes Erlebnis und kann das Gefühl geben, Informationen buchstäblich sicher „in der Hand zu halten“. Bei manchen kommt die Frage auf, ob digitalisierte Dokumente schneller in falsche Hände geraten könnten. Dabei ist das Risiko eines Diebstahls oder von Schäden durch Feuer, Wasser oder andere Umwelteinflüsse bei „analogem“ Papier oft sogar höher.
In vielen Fällen steigt also heute die Sicherheit durch die Digitalisierung von Papier: zum einen durch moderne Sicherheitstechnologien, zum anderen aber durch die Möglichkeit, Sicherungskopien an verschiedenen Orten zu speichern.
Ein wesentlicher Vorteil des papierlosen Büros ist darüber hinaus seine Umweltfreundlichkeit. Die Herstellung von einem Kilogramm neuem Kopierpapier (200 Blatt) verbraucht rund 50 Liter Wasser und etwa fünf Kilowattstunden Energie. Recyclingpapier braucht zwar nur rund 50 Prozent an Energie und circa ein Drittel der Wassermenge, aber die Papierindustrie belastet auch durch den Einsatz von Chemikalien und lange Transportwege die Umwelt.
Andererseits verbraucht auch die Digitalisierung Ressourcen und geht weltweit mit einem Anstieg des Stromverbrauchs einher. Nach Angaben des Umweltbundesamts sorgen Rechenzentren in Deutschland jedoch „nur“ für rund drei Prozent des jährlichen Stromverbrauchs. Ihre Energieeffizienz wird konstant verbessert, auch Fortschritte bei der Nutzung erneuerbarer Energien und moderne Hardware tragen dazu bei. Aus diesem Grund sind die entstehenden Treibhausgasemissionen trotz des gestiegenen Stromverbrauchs rückläufig: Laut einer Bitkom-Studie sind die durch Rechenzentren verursachten CO2-Emissionen im Zeitraum 2018 bis 2020 bereits um 1,1 Millionen Tonnen gesunken.
Gemäß des E-Rechnungs-Gesetzes wurden Bund, Länder und Kommunen im April 2020 dazu verpflichtet, die Voraussetzungen für den Empfang und die Weiterverarbeitung von digitalen Rechnungen zu schaffen. Auch behördliche Vorgänge dürfen inzwischen elektronisch abgewickelt werden.
Die Vorteile des papierlosen Büros
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Arbeitsersparnis: Der Gang zum Drucker und der zum Postamt entfallen. Außerdem müssen keine Aktenordner gesucht und danach gewälzt werden, um einen Vorgang zu finden.
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Effizienzerhöhung: Liegen alle Daten elektronisch vor und es können wie bei Microsoft 365 Business mehrere Personen am selben Dokument arbeiten, sinkt die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs in vielen Fällen erheblich.
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Umweltschutz: Papierberge schrumpfen auf ein Minimum zusammen und das Postaufkommen verringert sich. Auch der Verzicht auf die Druckerperipherie verbessert die Ökobilanz.
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Kostensenkung: Die Kosten für Papier und Druckertinte sowie für die Anschaffung von Druckerlösungen sinken drastisch oder entfallen.
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Platzersparnis: Aktenschränke, Regalsysteme sowie entsprechende Stellflächen und gegebenenfalls Lagerräume einschließlich ihrer Heizkosten werden eingespart.
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Weniger Kopierkosten: Es ist nicht mehr nötig, mehrere Kopien von Dokumenten für alle Mitarbeiter:innen in Projektteams oder für die interne Kommunikation zu erstellen.
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Produktivitätssteigerung und Prozessoptimierung: Ein digitales Dokumentenmanagement-System vereinfacht viele Geschäftsprozesse. Kolleg:innen können an einem zentralen Ort auf Daten zugreifen und Dokumente schneller weitergeben.
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Mehr Effizienz: Wichtige Prozesse wie die Rechnungsstellung brauchen weniger Zeit. Dokumente wie Frachtbriefe, Verträge und Bestellungen sind übersichtlich miteinander verknüpft.
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Transparenz: Eine intelligente digitale Suchfunktion im System erspart die lästige Sucharbeit nach Dokumenten; sie sind auch anhand von Schlagworten und Metadaten wie z.B. dem Erstelldatum auffindbar.
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Flexibilität: Mitarbeiter:innen haben ortsunabhängig Zugriff auf alle nötigen Unterlagen und können auch mobil oder im Homeoffice produktiv arbeiten.
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Sicherheit: Digitale Systeme bieten ein Plus an Sicherheit, etwa durch Verschlüsselung und Zugriffskontrolle. Künstliche Intelligenz reduziert im Büro Gefahren durch Cyberangriffe.
Nachteile
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Aufwand für die Umstellung: Der Wechsel zum digitalen Büro ist ein langwieriger Prozess. Es kann Widerstand von Mitarbeitenden gegen die Veränderung geben.
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Anfangsinvestitionen: Zu Beginn fallen Investitionen in Hardware, Software und Mitarbeiterschulungen und ggf. Speicherplatzmiete in der Cloud an.
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Abhängigkeit von Strom und stabilem Internet: Ein papierloses Büro ist auf eine schnelle Internetverbindung und konstante Stromversorgung angewiesen.
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Sicherheitsbedenken: Papierloses Arbeiten birgt das Risiko technischer Probleme und von Datenverlust. Sicherheitstechnologie muss stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
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Einhaltung von Rechtsvorschriften: Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz und zur elektronischen Speicherung von Dokumenten gewährleisten.
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Einheitliche Ordnungssysteme: Damit Daten auch schnell gefunden werden können, ist es wichtig, dass innerhalb des Unternehmens einheitliche Ordnerstrukturen und Dateinamen verwendet werden. Die Anzahl an Unterordnern sollte nicht zu groß sein.
5 Schritte auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten
Bevor Sie mit der eigentlichen Digitalisierung Ihres Papierbestands beginnen, sollten Sie den Ist-Zustand erfassen, einen Soll-Zustand definieren und daraus die notwendigen Maßnahmen ableiten. Die folgenden Schritte sind wichtig auf dem Weg zum papierlosen Büro:
Vorbereiten und Planen
Zunächst geht es um die Frage, wie und wo Sie im Unternehmen aktuell Informationen erfassen, verwalten und digital speichern und welche Dokumententypen Sie einscannen wollen. Je mehr Menschen und Abteilungen an der Umstellung zum papierlosen Office beteiligt sind, desto mehr Zeit sollten Unternehmen einplanen. In einigen Fällen könnte es sinnvoll sein, einen externen Scandienstleister zu beauftragen.
Notieren Sie auch, welche Hardware und Software Sie benötigen und welche Dokumente Sie anschließend entsorgen können. Möglicherweise erschließen sich während ihrer Überlegungen schon Verbesserungspotenziale für bisherige Abläufe.
Setzen Sie auf klare Vorteilskommunikation
Ein grundlegender Veränderungsprozess wie der hin zum Geschäftsbetrieb ohne jegliche Ausdrucke sowie ohne Notizen in Papierform kann nur funktionieren, wenn Sie alle beteiligten Mitarbeiter:innen von Anfang an mit einbeziehen. Die Idee des papierlosen Büros muss dabei natürlich von oberster Ebene her vorgelebt werden: Wenn die Führungsetage weiter sämtliche E-Mails ausdruckt, von der Belegschaft aber die vollständig digitale Aktenablage verlangt, leidet das Vorhaben mit Sicherheit unter der fehlenden Vorbildfunktion.
Eine klare Vorteilskommunikation gegenüber den Beschäftigten hilft, um Widerstände gegen die Veränderung abzubauen. Machen Sie deutlich, dass es nicht bloß darum geht, Papier aus Kostengründen abzuschaffen, sondern auch darum, schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen zu gewährleisten und umweltfreundlicher zu arbeiten.
Die digitale Transformation ist kein Selbstzweck, sondern bietet jede Menge Vorteile – das muss bei Ihrer Belegschaft ankommen. Sie sollten klarstellen, dass ihre Mitarbeitenden durch den Abbau von Zeitdruck entlastet werden, ohne dass ihre Stellen durch Automatisierungsprozesse gefährdet sind.
Verwalten Sie digitale Informationen ganz einfach mit SharePoint-ECM
Ein effektives, strukturiertes Dokumentenmanagement ist für das papierlose Arbeiten unerlässlich. Statt einer eigens erdachten Ablagestruktur von Dokumenten auf hauseigenen Servern erleichtert ein Capture-, Process- und Enterprise Content Management (ECM) als Nachfolger von einfachen Dokumenten Management Systemen (DMS) die Verwaltung von Informationen.
Entscheidende Kriterien bei der Wahl der Software sind: hohe Usability, Stichwort- und Volltextsuche, Querverbindungen, Historienfunktionen und grundlegender Texterkennung.
In vielen Editionen von Microsoft 365 Business, wie beispielsweise Enterprise E3, ist Microsoft SharePoint bereits enthalten.
Stellen Sie unbedingt sicher, dass Dokumente nicht einfach gelöscht werden können. Dazu zählen auch geeignete Backup-Verfahren wie die Datensicherung in einer Cloud.
Elektronische Archive müssen derart aufgesetzt sein, dass eine Migration auf neue Plattformen, Softwareversionen etc. ohne Verlust von Informationen möglich ist.
Scannen Sie sämtliche Akten ein und entsorgen Sie alles in Papierform, was keiner gesetzlichen Vorgabe unterliegt
Die eigentliche Veränderung umfasst drei wesentliche Schritte: Zuerst müssen aus analogen Drucksachen digitale Dokumente werden. Idealerweise erfolgt dies durch die zentrale Erfassung des Schriftverkehrs durch das ECM, die automatische Erkennung von Informationen, ihre Klassifizierung, Suchindizierung, Benennung und die Optimierung für verschiedene Endgeräte wie z. B. Desktop-PCs, Smartphones und Tablets.
In einem zweiten Schritt richten Sie eine sinnvolle Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente ein. Sichern Sie Daten und Dokumente in der Cloud über das ECM und sorgen Sie dafür, dass sie leicht gefunden werden können. Der Zugriff darauf kann sogar von unterwegs aus auf sicherem Wege per VPN erfolgen.
Das ECM sollte es Unternehmen ermöglichen, rechtlich relevante Unterlagen originär zu speichern, eine einwandfreie Anzeige und notfalls den Ausdruck der Informationen zu gewährleisten. Außerdem muss es die sofortige Wiederauffindbarkeit und im Falle eines Wechsels von Software und Hardware die verlustfreie Migration und Langzeitverfügbarkeit sicherstellen.
Abschließend können Sie im dritten Schritt alte Unterlagen entweder archivieren oder entsorgen.
Übrigens wird kaum ein Unternehmen in der Lage sein, ein vollständig papierloses Büro ad hoc durchzusetzen. Gewisse Formalitäten im Geschäftsverkehr und „offizielle” Unterlagen wie beispielsweise das Arbeitszeugnis verlangen auch weiterhin die Schriftform auf Papier.
Vermeiden Sie zukünftig unnötigen Schriftverkehr per Papier
Wenn einige Geschäftspartner auf postalischem Weg Briefe oder Rechnungen schicken, sollten Sie diese bitten, auf digitale Dokumente umzusteigen. Mit Banken, Rentenversicherungen und Krankenkassen können Unternehmen digitalen Schriftverkehr führen, zumal viele dieser Organisationen die Digitalisierung ebenfalls vorantreiben wollen und müssen.
Mit den heutigen Möglichkeiten der Digitalisierung kann die Vision vom papierlosen Büro Schritt für Schritt wahr werden. Damit dies am Ende gelingt, sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, Rückfälle in alte Abläufe zu vermeiden und ihre Mitarbeiter:innen stets an die konsequente Umsetzung und ihre persönlichen Vorteile zu erinnern. Das reflexartige Ausdrucken übersendeter E-Mails und PDF-Anhänge sollten Sie jedenfalls auf absolut notwendige Vorgänge begrenzen.
Tipp: Entfernen Sie Papiermülleimer im Büro. Ihre Mitarbeiter:innen überlegen sich eher, ob Sie Dokumente ausdrucken oder Notizzettel beschriften, wenn der Weg zum nächsten Mülleimer zu weit ist.
Diese rechtlichen Aspekte sind zu beachten
Eine der Herausforderungen bei der Umstellung auf das digitale Büro sind die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung elektronisch gespeicherter Dokumente, da mehrere, zum Teil branchenspezifische Vorschriften parallel gelten.
Allgemeine Vorgaben für die Archivierung von steuer- oder finanzrechtlich relevanten Dokumenten finden Sie in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dazu gehören die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Klarheit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit.
Zeitliche Vorgaben für die Aufbewahrung stehen wiederum im Steuer- und Handelsrecht und sind zum Teil unterschiedlich (sechs bis zehn Jahre). Deswegen ist es sinnvoll, dass Sie einen Terminplan erstellen für die Löschung digital gespeicherter Rechnungen, Steuerbescheide, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Korrespondenzen oder Verträge.
Um die Datenschutzbestimmungen der DSGVO einhalten zu können, sind im digitalen Büro klare Richtlinien für den Umgang mit Dokumenten erforderlich. Gegenüber den unbestreitbaren Vorteilen des papierlosen Büros ist dies eine große Herausforderung.
Die Aufgabe wird lösbar, indem Sie umfassende Schulungen der Mitarbeitenden einleiten – zum Beispiel zu aktuellen Datenschutzpraktiken und Sicherheitsthemen wie Risiken von Phishing-Angriffen und Malware und deren rechtzeitiger Erkennung.
Hilfreich sind außerdem moderne Überwachungssysteme, die unberechtigte Datenzugriffe erkennen. Mittlerweile setzen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz (KI) für die ständige Überwachung der IT-Sicherheit ein: Die KI übernimmt die automatisierte Abwehr potenzieller Cyber-Bedrohungen.
Elektronische Signatur
Für eine rechtsgültige digitale Unterschrift von Verträgen oder anderen Dokumenten gibt es technische Verfahren und Vorschriften, die nach Anwendungsgebiet variieren. In der Europäischen Union definiert die eIDAS-Verordnung, für welche Dokumente die digitale Signatur Gültigkeit besitzt. Rechtssichere elektronische Signaturen können Unternehmen mit Tools wie DocuSign, Scribble oder Adobe Acrobat Sign erstellen.
Ihre Beweiskraft wird in drei Sicherheitsstandards eingeteilt: „niedrig“ (einfache elektronische Signatur, EES), „mittel“ (fortgeschrittene elektronische Signatur, AES/FES) und „hoch“ (qualifizierte elektronische Signatur, QES). Drei Beispiele: Für Kostenvoranschläge reicht die EES, für einen Kaufvertrag ist eine FES erforderlich und für eine Konto- oder Depoteröffnung die QES.
Das Wichtigste zum papierlosen Büro in Kürze
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Das papierlose Büro bietet Unternehmen verschiedene Vorteile wie Kosten- und Zeitersparnis, höhere Produktivität und mehr Nachhaltigkeit.
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Auch wenn der Weg zum vollständig papierlosen Arbeiten ein langwieriger Prozess ist, leisten einige Tools bereits einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung von Papier am Arbeitsplatz. Dazu gehören etwa digitales Dokumentenmanagement (DMS/ECM) in der Cloud oder Business-Kommunikationslösungen wie ein Messengerdienst.
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Papierloses Arbeiten schont die Umwelt in mehrfacher Hinsicht: durch den Wegfall von Papier, Aktenschränken, Lagerflächen, der Druckerperipherie und mehr.
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Eine Umstellung auf das papierlose Office erfordert eine Anfangsinvestition in Software, Hardware und Mitarbeiterschulung.
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Der rechtliche Rahmen ist bereits angepasst: Seit 2020 dürfen in Deutschland behördliche Unterlagen elektronisch abgewickelt werden. Auch eine elektronische Signatur ist für nahezu alle Geschäftsprozesse rechtsgültig.
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Papierloses Arbeiten gilt als Erfolgsfaktor für Digitalisierungsprozesse und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen – auch auf dem globalen Markt.
Quelle:
https://www.vodafone.de/business/blog/papierloses-buero-90201/