Softphones: So telefonieren Sie über den Computer

Bürotechnik kostet Geld. Viele kleine und mittelständische Firmen leasen oder mieten ihre Telefone daher, anstatt sie zu kaufen. Doch es gibt noch eine weitere Möglichkeit, wie Sie Ihre Ausgaben in diesem Bereich senken können: durch den Umstieg auf Softphones.

Rund 150 Milliarden Euro geben Deutschlands Unternehmen jedes Jahr für Informations- und Bürotechnik aus (Quelle: IDC). Dabei wachsen beide Technologiewelten mit jeder Generation stärker zusammen.

Mit modernen Office-Druckern beispielsweise können Sie auch Faxe verschicken oder eingescannte Dokumente als E-Mail ans Smartphone senden. Umgekehrt übertragen Sie Dokumente vom Smartphone per Nahbereichsfunk NFC oder über das WLAN direkt an den Drucker. Auch die Festnetztelefonie verschmilzt zunehmend mit der Informationstechnik. Sogenannte Computer-Softphones als Ersatz für klassische Nebenstellentelefone werden immer beliebter.

 

Was ist ein Softphone und wie funktioniert es?

Mit einem Softphone-Programm (auch Softphone-Client genannt) machen Sie ein digitales Endgerät, beispielsweise Ihren Arbeitsplatzcomputer, zum Festnetztelefon. Der Computer muss hierfür an eine IP-fähige Telefonanlage oder einen IP-fähigen Router angeschlossen sein. Gerade Callcenter mit Outbound- und Inbound-Telefonie machen häufig Gebrauch von solchen Lösungen, die kein separates Telefon erfordern.

Zum Telefonieren verwenden Sie ein Headset oder eine Freisprecheinrichtung. Rufnummern wählen Sie über die Computertastatur oder per Mausklick am Bildschirm aus einer CRM-Software heraus. Das Telefonieren über das IP-Netz wird auch als VoIP-Telefonie bezeichnet. Die Abkürzung steht für „Voice over Internet Protocol“, das heißtfrei übersetzt: Sprachübertragung über das Internetprotokoll.

Dabei überträgt Ihr Firmennetz Ihre Telefongespräche vom Computer zu Ihrer Telefonanlage. Diese stellen Sie beispielsweise in Ihrem Serverraum auf oder platzieren sie in der Cloud und verbinden sie von dort aus mit Ihrem Intranet. Anschließend leitet ein sogenannter SIP-Trunk Ihre Telefonate im Internet in das öffentliche Netz Ihres Telefonanbieters weiter.

Hierfür können Sie anstelle einer physischen auch eine virtuelle Telefonanlage verwenden. Eine solche virtuelle Anlage installieren Sie einfach als Software auf einem Server. Alternativ können Sie die virtuelle Telefonanlage auch bei einem externen Dienstleister anmieten, der sie in der Cloud einrichtet. Bei der Cloud-Telefonie übernimmt Ihr Dienstleister Installation und Betrieb der Telefonanlage.

Egal für welche Art der Telefonanlage Sie sich entscheiden: Aus Nutzungssicht gibt es keinen erkennbaren Unterschied zwischen einer Telefonanlage als Hardware, einer Software-Anlage und der Cloud-Telefonie.

Grundsätzlich funktioniert die Telefonie per Softphone auch mit alten ISDN-Telefonanlagen. Hierfür wird im Computer üblicherweise eine ISDN-Steckkarte verbaut. Diese wird dann über ein vieradriges Kabel mit einem ISDN-Nebenstellenanschluss verbunden. Mit der wachsenden Verbreitung der VoIP-Telefonie und der Abschaltung der ISDN-Netze verliert diese Technologie aber zunehmend an Bedeutung.

Ein Vorteil der VoIP-Telefonie gegenüber ISDN ist die Bündelung von Internetleitung und Telefonleitung auf Ihrem Unternehmensgelände. Bei der IP-Telefonie verwenden Sie den Ethernetanschluss Ihres Computers auch für die Sprachübertragung und benötigen kein zusätzliches ISDN-Nebenstellennetz mehr.

Das „Telephony Application Programming Interface“ (TAPI) und das ursprünglich für ISDN-Anlagen entwickelte „Common ISDN Application Programming Interface“ (CAPI) sind verbreitete Software-Schnittstellen für die Computertelefonie. Sie regeln den Datenaustausch zwischen Softphone und Telefonanlage.

Die Verknüpfung von Computer und Telefon wird auch als CTI bezeichnet. Die Abkürzung steht für „Computer Telephony Integration“. Das Telefonieren per Softphone ist hierbei eine von vielen Anwendungen der CTI – ebenso wie das Konfigurieren der Telefonanlage über den PC oder das Faxen via Computerfax.

Softphones für Windows, Mac und Linux

Hier stellen wir Ihnen Softphones für Windows 10 und frühere Windows-Versionen sowie für macOS vor, die mit den meisten gängigen Internet-, beziehungsweise VoIP-Anbietern kompatibel sind. Zum Beispiel mit der virtuellen Telefonanlage Vodafone One Net Enterprise:

Jitsi: Die Videokonferenz-Alternative kann auch Softphone

In der Coronapandemie fand die kostenlose Videokonferenz-Software Jitsi Meet viele Freunde, besonders im Bildungssektor. Hervorgegangen ist das Konferenz-Tool aus dem einstigen Softphone-Client SIP Communicator. Inzwischen stellt Ihnen die freie Software-Suite Jitsi Family ein ganzes Kommunikationspaket zur Verfügung.

Damit können Sie Video- und Audiokonferenzen starten, per Instant Messenger Nachrichten versenden, sich gegenseitig den Desktop zur Ansicht freigeben (Screensharing) oder sich mittels Jitsi Videobridge einen lokalen Videoserver für Ihre Videokonferenzen aufsetzen.

Wie die meisten Gratis-Pakete verlangt auch Jitsi etwas Einarbeitung. Die Software läuft unter Windows, Mac, Linux, Android und iOS.

Zoiper 5: Click-to-Dial und integriertes Messaging

Den Softphone-Client Zoiper gibt es für Windows, macOS und Linux sowie als Mobilversion auch für iOS und Android. Praktisch ist das Click-to-Dial, mit dem Sie Rufnummern direkt aus Webseiten im Browser anwählen und kontaktieren. Ein Einrichtungsassistent erleichtert Ihnen die Installation auf Ihrem Endgerät.

Wenn Sie mit anderen Zoiper-Nutzern telefonieren, stehen Ihnen zusätzlich Videotelefonie in HD-Qualität sowie eine Instant-Messaging-Funktion zur Verfügung. Zoiper ist in der Basisversion kostenlos. Das Upgrade auf Zoiper 5 Pro ist hingegen kostenpflichtig.

Phoner / Phoner Lite: Der Klassiker mit abgespeckter VoIP-Variante

Seit mehr als 20 Jahren hat die Freeware Phoner eine treue Fangemeinde. Ursprünglich für die Nutzung als analoges oder ISDN-Softphone entwickelt, erlaubt der Client auch in der aktuellen Version 3.23 neben der SIP-Konfiguration für das VoIP-Telefonieren immer noch den Einsatz als ISDN-Nebenstelle.

Falls Sie auf den integrierten Anrufbeantworter, die Outlook-Synchronisation und die ISDN-Unterstützung verzichten können, installieren Sie direkt die Programmversion Phoner Lite. Diese wurde speziell für den VoIP-Einsatz verschlankt.

Sie bietet auch eine intuitivere Oberfläche gegenüber dem älteren Phoner-Client und geht besonders auf weniger leistungsstarken Endgeräten merklich sparsamer mit dem Gerätespeicher um. Ansonsten sind beide Programmversionen zu etwa 90 Prozent identisch. Die Software läuft nur unter Windows. Dafür funktioniert sie ohne Probleme auch als Softphone an den Fritzbox-Routern des Berliner Herstellers AVM.

QuteCom: Freie Software für alle Betriebssysteme

Auch der Softphone-Client QuteCom (bis 2011 noch als Wengo Phone bekannt) ist als freie Software aus einer engagierten Community hervorgegangen. Das Telefonieren funktioniert unter Windows, Linux, macOS und sogar noch unter Windows Mobile. Seit einigen Jahren wird die Software QuteCom allerdings nicht mehr weiterentwickelt.

Sipgate: Die SIP-Pioniere mit installationsfreiem Web-Interface

Das Sipgate Softphone ist ein Produkt des gleichnamigen Düsseldorfer Anbieters für Internettelefonie. Die Software läuft unter Windows, macOS und Linux. Über das alternative Sipgate Webphone nutzen Sie den Service auch direkt und ohne Installation aus Ihrem Browser heraus – dann auch auf dem Smartphone.

3CX: Mit Videofunktion und Anrufbeantworter

Das 3CX Softphone ist ein Softphone-Client für Windows und stammt vom Telefonsoftware-Entwickler 3CX. Die Programmoberfläche mit zuschaltbarer Videofunktion bietet einen integrierten Anrufbeantworter und eine übersichtliche Kontaktverwaltung.

Bria Solo: Mit LDAP-, AD- und Mac-Integration

Bria Solo (ehemals XLite Softphone) ist der Softphone-Client von Counterpath, einem Anbieter für Internettelefonie. Die Software gibt es für Windows und Mac OS sowie als App für iOS und Android. Ihre Telefonliste können Sie aus Outlook (nur Windows-Version), dem Adressbuchs Ihres Mac oder einem LDAP- oder AD-Verzeichnis importieren. Die Einzelnutzervariante Bria Solo Free ist kostenlos verfügbar.

 

Softphone-Apps für Android und iOS

Softphones auf dem Smartphone werden immer beliebter. Daher gibt es inzwischen zahlreiche Handy-Apps für iOS und Android, manche sogar noch für Windows Mobile. Einige Produkte sind Varianten bekannter Softphone-Clients aus der Windows- und macOS-Welt.

Fritz!App Fon

Die Softphone-App des Berliner Router-Anbieters AVM ist speziell auf die eigene Router-Hardware zugeschnitten. Haben Sie im Büro eine Fritz!Box, können Sie sehr einfach mit der App für macOS und Android über diesen Router Festnetzgespräche führen. Auch die Einrichtung ist schnell erledigt.

Groundwire

Die kostenpflichtige App Groundwire für iOS und Android ist eine VoIP-App mit sehr guter Sprachqualität. Neben der reinen Telefonie bietet auch Groundwire Extras wie Videotelefonie und eine Chatfunktion.

Linphone

Linphone ist ein kostenfreier Softphone-Client, den die Linux-Community entwickelt hat. Wie bei anderen Clients stehen Ihnen neben der VoIP-Telefonie auch ein Instant Messenger sowie Videoanrufe und -Konferenzen zur Verfügung. Linphone gibt es für Windows, macOS, Android, iOS und Linux.

Vorteile & Nachteile eines Softphones

Das Telefonieren per Softphone ist in großen Unternehmen bereits weit verbreitet. Aber auch kleine und mittelständische Firmen können von den Vorteilen der virtuellen Endgeräte profitieren. Im Einzelnen sind dies:

• Geringe Kosten für den Kauf und Betrieb von Nebenstellen: Anstelle teurer Endgeräte können Sie auf günstige Softwarelizenzen zurückgreifen. Die Kosten pro Arbeitsplatz sinken in der Regel mit jeder weiteren Lizenz.
• Optimale Hardware-Nutzung: Weil Softphones auf dem Arbeitsplatzcomputer dessen vergleichsweise leistungsfähige Technik mitbenutzen, können sie viele Funktionen bieten, die es bei Tischgeräten nur in der Oberklasse gibt. Dazu gehören beispielsweise ein riesiges Farbdisplay, die bequeme Eingabe über eine ergonomische Tastatur und ein großer Speicher für Rufnummern oder Gesprächsmitschnitte.
• Schnelle Einrichtung neuer Endgeräte: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder bei Umzügen auf dem Firmengelände entfällt der teure Technikereinsatz für das Abbauen und Einrichten der Nebenstellenanlage. Stattdessen richten Sie neue Arbeitsplätze einfach über die Weboberfläche Ihrer IP-Telefonanlage oder Anlagensoftware ein. Beim Arbeitsplatzwechsel zieht die persönliche Rufnummer automatisch mit um. Denn die ist an das Endgerät oder die App gekoppelt und nicht an eine Telefondose im jeweiligen Büro.
• Sprache optional in Hi-Fi-Qualität: Durch die bessere Tonqualität gegenüber klassischer Telefonie verstehen Sie Anrufer:innen besser und lange Telefonate sind so weniger anstrengend.

 

Wie jede Technologie hat auch das Telefonieren per Softphone Nachteile. Auch diese sollten Sie kennen, bevor Sie den Umstieg auf die Softphone-Telefonie prüfen:

• Bei einem Internetausfall sind auch Ihre Softphones nicht mehr erreichbar. Daher sollten Sie für den Störungsfall mit ihrem Telefonanbieter entsprechende Weiterleitungen zum Beispiel auf die Diensthandys Ihrer Mitarbeiter:innen vereinbaren.
• Softphone-Apps belasten im Falle mobiler Nutzung den Smartphone-Akku und belegen Speicherplatz. Wollen Sie dauerhaft erreichbar sein, muss auch die App auf dem Smartphone dauerhaft laufen. Das verkürzt Standzeit Ihres Geräte-Akkus teils erheblich.
• Die Reichweite von Smartphone-Apps im WLAN ist geringer als die Reichweite beispielsweise von DECT-Telefonen. Wollen Sie per Softphone-App im Firmen-WLAN telefonieren, muss das Funknetz entsprechend gut und engmaschig ausgebaut sein. Nur so haben Sie auch beim Gang über den Flur jederzeit Empfang.
• Die einzelnen Softphone-Anbieter setzen auf unterschiedliche Optimierungsstandards für die Bild- und Tonübertragung und integrieren unterschiedliche Komfortfunktionen in ihre Software. Nur wenn alle Gesprächsteilnehmer:innen den gleichen Softphone-Client verwenden, können sie auch alle Funktionen nutzen und kommen in den Genuss der vollen Bild- und Tonqualität.
• Für die Installation insbesondere freier Softphone-Programme sollten Sie etwas technisches Grundwissen mitbringen, beispielsweise zur Anmeldung am SIP-Trunk bei größeren Anlagen.

Softphone vs IP-Telefon vs SIP

Wenn es um das Telefonieren per Softphone geht, stoßen Sie regelmäßig auch auf andere Begriffe aus demselben Themenfeld. Manchmal werden Softphones auch mit IP-Telefonen oder SIP-Telefonen gleichgesetzt. Doch es gibt Unterschiede.

Ein Softphone oder Softphone-Client ist grundsätzlich jede Software, mit der Sie über ein Endgerät telefonieren können. Somit gehören zu den Softphones grundsätzlich auch ISDN- und Analog-Anwendungen für die Telefonie.

Ein IP-Telefon wiederum kann ein Softphone sein, aber auch ein klassisches Endgerät, das als Nebenstelle auf dem Schreibtisch steht.

Wird ein IP-Telefon als SIP-Telefon beworben, so verwendet es für den Verbindungsaufbau das verbreitete SI-Protokoll. Da es neben SIP auch noch andere Protokolle gibt, über die sich IP-Telefone mit ihrer Gegenseite verbinden können, ist nicht jedes IP-Telefon zwangsläufig auch ein SIP-Telefon.

Das Wichtigste zu Softphones in Kürze

• Softphones sind Programme für IP-fähige Endgeräte, mit denen Sie am Computer oder Laptop über den Internetanschluss telefonieren.
• Mit einer Softphone-App integrieren Sie Ihr Smartphone als weiteres Endgerät in Ihr Firmennetz und sind auf dem Gerät auch über Ihre Firmennummer erreichbar.
• Softphones bieten sehr viele Komfortfunktionen und eine hohe Sprachqualität. Daher werden sie gerne dort eingesetzt, wo besonders viel telefoniert wird, beispielsweise in Callcentern.
• Softphones entlasten Ihr Hardware-Budget. Mit wachsender Anzahl nehmen die Arbeitsplatzkosten gegenüber klassischen Nebenstellenanlagen immer weiter ab.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/softphones-so-telefonieren-sie-ueber-den-computer/