In Ihrem Unternehmen steht die Migration zu Microsoft 365 bevor. Doch wie sollten Sie dabei konkret vorgehen, damit Sie die moderne Büro-Software möglichst schnell optimal nutzen können? Mit der richtigen Strategie gelingt der Umstieg von der herkömmlichen On-Premises-Lösung auf die Cloud-Suite Microsoft 365 reibungslos. Hier finden Sie wichtige Tipps.
Die professionelle Nutzung von Microsoft 365 in der Cloud setzt auch eine professionelle Einführung voraus. Vor allem größere Unternehmen sollten die Integration mit Bedacht angehen und Prioritäten setzen. Eine Taskforce kann Ihnen dabei helfen, Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden und von Anfang an volle Produktivität zu gewährleisten. Damit steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern erhöhen auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Microsoft 365 mit Erfolg in Ihrem Unternehmen einführen.
So bereiten Sie den Umstieg auf Microsoft 365 vor
Die Implementierung von Microsoft 365 sollte in jedem Fall strukturiert ablaufen. Fragen Sie sich also vorab:
- Welchem Zweck soll die Office-Suite aus der Cloud vorrangig dienen?
- In welchen Bereichen soll sie zentrale Aufgaben erfüllen?
- Wie lassen sich Effizienzsteigerungen durch Microsoft 365 erzielen?
Stellen Sie aus den Antworten eine Prioritätenliste für die Einführungsphase zusammen. Das können Sie im Alleingang tun oder gemeinsam mit Ihren leitenden Mitarbeitern. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto eher empfiehlt sich hierbei Teamwork.
Microsoft 365 Business Premium vs. E3 vs. Standard
Neben Microsoft 365 Business Premium gibt es auch die Pakete E3 und Standard. Die unterschiedlich dimensionierten Varianten von Microsoft 365 bieten Ihnen verschiedene Vor- und Nachteile und richten sich an jeweils andere Zielgruppen.
Der Hauptunterschied zwischen Microsoft 365 Business Premium und den Enterprise-Paketen E1, E3 und E5 ist die Zahl der möglichen Nutzer:innen: Business Premium integriert bis zu 300 Anwender:innen, während die Enterprise-Lösungen theoretisch unendlich viele Nutzer:innen erlauben. Die von Ihnen benötigten Funktionen können Sie jedoch in allen Varianten individuell zusammenstellen.
Microsoft 365 Business Standard vs. Premium
Microsoft 365 Business Standard bietet wie Microsoft 365 Business Premium die Vollversion der Office-Suite sowohl in der Desktop- als auch in der Online-Anwendung. Der Unterschied liegt darin, dass im Premium-Paket die Dienste SharePoint Online, Intune und Azure Information Protection enthalten sind. Diese bieten Unternehmen weitergehende Kollaborationsfunktionen gegenüber dem Standard-Paket.
Mehr über die unterschiedlichen Pakete sowie die wichtigsten Features, Vorteile und Sicherheitsoptionen von Microsoft 365 Business Premium und der Enterprise-Versionen finden Sie bei uns in einem separaten Beitrag.
Schritt #1: Bilden Sie eine Taskforce für die Einführung von Microsoft 365
Bevor Sie loslegen, empfehlen wir Ihnen den Aufbau einer vorübergehenden Taskforce. Beziehen Sie dabei aber nicht nur die oberste Managementebene ein, sondern vor allem operativ arbeitende Kolleg:innen aus den betroffenen Abteilungen. Schließlich ändert die Neueinführung von Microsoft 365 auch deren gewohnten Workflow. Das könnte in Teilen der Belegschaft für Verunsicherung sorgen. Deshalb ist es sinnvoll, die Vorteile von Office aus der Cloud auf möglichst vielen internen Kanälen zu vermitteln. Achten Sie daher darauf, dass das Organisationsteam einen Querschnitt Ihres Unternehmens abbildet.
Auf jeden Fall sollten Sie drei wichtige Positionen in Ihrer Taskforce verankern:
- Ein Mitglied aus der Führungsriege des Unternehmens vermittelt die internen Ziele von Microsoft 365 als Cloud-Dienst.
- Eine Person überwacht als Kontrollinstanz, ob Sie diese Direktiven im Unternehmen tatsächlich umsetzen können.
- Das dritte Mitglied trägt die gewünschten Vorgaben in die Belegschaft weiter und sammelt mögliche Kritik oder Verbesserungsvorschläge der Endbenutzer:innen.
Schritt #2: Berücksichtigen Sie alle betroffenen Abteilungen
Die beiden letztgenannten Funktionen können Mitarbeiter:innen aus beliebigen Abteilungen übernehmen. Neben diesen drei Hauptrollen sollten Sie weitere Aufgaben im Organisations-Team an spezialisierte Kolleg:innen verteilen, die möglichst aus allen Abteilungen kommen, in denen Microsoft 365 künftig zum Einsatz kommen soll. Im Idealfall kümmern diese sich jeweils um:
- Leitung der gesamten Einführung von Microsoft 365 (Projektmanagement / Change Management)
- Planung von Ressourcen und Schulungen (IT/HR)
- Identifizierung konkreter Nutzungsmöglichkeiten von Microsoft 365 in einzelnen Abteilungen (Management) sowie der benötigten Produktkomponenten
- Überwachung der technischen Einführung (IT), insbesondere von Microsoft 365 Outlook
- Einführung der Verwaltung von Daten und Prozessen mit dem Microsoft 365-Cloudspeicher in der Personalabteilung (IT/HR)
- Leitung der internen Informationsvermittlung hinsichtlich der Einführung von Microsoft 365 (IT/Firmenkommunikation)
- Anbieten von Orientierungshilfen (IT/Firmenkommunikation)
- Unterstützung bei der Strategie, Mittler zwischen Geschäft und IT (IT oder andere Abteilung)
Im Idealfall erledigen jeweils unterschiedliche Mitarbeiter:innen diese einzelnen Aufgaben. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann dies aber auch in Personalunion geschehen.
Neben den genannten können zudem weitere Funktionen in Ihrem Unternehmen wichtiger sein: Arbeiten Sie beispielsweise sehr eng mit Ihren Geschäftspartnern zusammen, kann es sinnvoll sein, die Einführung von Microsoft 365 mit diesen abzustimmen. Dafür benötigen Sie Mitarbeiter:innen, die dorthin den Kontakt halten und in beide Richtungen vermitteln.
Schritt #3: Entwickeln Sie Geschäftsszenarien für Office und priorisieren Sie diese
Steht Ihr Team, dann klären Sie gemeinsam, wie Sie Microsoft 365 in Ihrem Betrieb praktisch einsetzen möchten. Eine gute Basis dafür sind Workshops und Brainstormings mit den beteiligten Mitarbeiter:innen.
Identifizieren und definieren Sie in den Runden die wichtigsten Herausforderungen an das Programmpaket bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit. Wo muss sich etwas verbessern? Welche Bereiche, strategischen Vorhaben und Prozesse der Informationsvermittlung bedürfen vorrangig einer Optimierung?
Gehen Sie auch hier strukturiert vor: Greifen Sie beispielsweise relevante Mitarbeiter:innen heraus und skizzieren Sie deren Aufgaben. Überlegen Sie dann, wie Microsoft 365 Sie künftig dabei unterstützen soll. Auf diese Weise entwickeln Sie eine Reihe wichtiger sogenannter Geschäftsszenarien und daraus wiederum die eingangs erwähnte Prioritätenliste.
Hilfreich ist hier etwa ein Diagramm mit den Kriterien „Auswirkungen“ und „Schwierigkeit“ hinsichtlich der Umsetzung. Konkret unterscheiden Sie dabei zwischen mehr oder weniger effektvollen beziehungsweise einfachen und anspruchsvollen Maßnahmen.
Tragen Sie die Geschäftsszenarien entsprechend dieser Merkmale darin ein. An diesen beiden Kriterien können Sie sich orientieren, um eine geeignete Reihenfolge der zu bearbeitenden Szenarien festzulegen.
Tipp: Es ist in der Regel sinnvoller, Geschäftsszenarien sowohl mit einfach erreichbaren als auch mit schnell spürbaren Erfolgen zu bevorzugen. Komplizierte Prozesse, deren tiefgreifende Wirkung sich erst langsam entfaltet, können Sie dagegen später angehen. Auf diese Weise erkennt Ihre Belegschaft die positiven Effekte von Microsoft 365 auf einfachere Weise. Dies führt zu einer früheren und besseren Akzeptanz der Cloud-Office-Suite.
Schritt #4: Legen Sie KPIs fest und messen Sie die Erfolge
Ein gutes Image von Microsoft 365 unter Ihren Mitarbeiter:innen alleine genügt nicht. Sie benötigen darüber hinaus eine zuverlässige Erfolgskontrolle bei der Einführung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen.
Als Messlatte legen Sie eine Reihe relevanter sogenannter Key Performance Indicators (KPI) fest. Diese bezeichnen Kennzahlen, mit denen Sie die Leistung sämtlicher Aktivitäten rund um Microsoft 365 quantifizieren können. Entsprechende Leistungsindikatoren können die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsszenarien sein. Dazu zählen beispielsweise:
- verringerte Kosten
- gestiegene Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft und bei Kund:innen
- kürzere Projekt- beziehungsweise Bearbeitungszeiten
- höhere Produktivität
- effizienter tätige Mitarbeiter:innen
Welche Erfolgsfaktoren tatsächlich von Belang sind, hängt allerdings stark von den jeweiligen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb ab.
Individuelle Parameter lassen sich unter anderem wie folgt finden:
- Klären Sie, wo, wie und bei wem Sie den Maßstab anlegen wollen.
- Bestimmen Sie konkrete (und realistische) Kriterien, an denen sich die Folgen der Einführung eindeutig ablesen lassen.
- Legen Sie einen Zeitraum fest, nach dem die Überprüfung erfolgen soll.
Wichtig: Ermitteln Sie die entsprechenden Werte auf jeden Fall ebenfalls vor der Einführung von Microsoft 365. Sonst können Sie die Parameter später nicht miteinander vergleichen.
Mit einem Erfolgsplan gelingt Ihnen zudem die Kontrolle besser. Zum einen gibt er eine Richtung mit Etappenzielen vor, zum anderen erleichtert er die Prüfung einzelner Kriterien im laufenden Betrieb. Eine solche Roadmap können Sie selbst entwickeln oder zum Beispiel den Service FastTrack von Microsoft nutzen.
Das Wichtigste zum Umstieg auf Microsoft 365 im Überblick
- Wenn Sie die Einführung von Microsoft 365 in Ihrem Betrieb planen, sollten Sie sämtliche betroffenen Teams von Anfang an mit einbeziehen.
- Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest, die auch in Personalunion möglich sind.
- Achten Sie darauf, konkrete Zeitpläne festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen.
- Anhand vorab festgelegter und für Sie relevanter KPIs können Sie nach der Einführung von Microsoft 365 feststellen, welche Vorteile Sie hierdurch konkret erlangt haben, beispielsweise hinsichtlich der Produktivität.
- Weitere Details zur Vorbereitung der Implementierung von Microsoft 365 bietet Microsoft mit einem umfangreichen Einführungsleitfaden.
- Welche Version von Microsoft 365 ist die richtige für Sie? Vodafone bietet mehrere Pakete an, die sich in Umfang und ihren Funktionen unterscheiden.
- Mit der optionalen Cloud-Back-up-Lösung sichern Sie zudem auch sensible Daten optimal ab. Mehr Informationen dazu finden Sie auch im kostenlosen Whitepaper zum Thema Cloud-Back-up für Microsoft 365.
Quelle:
https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/office-365-in-der-cloud-tipps-fuer-den-optimalen-umstieg/