Eine gute Selbstorganisation im Büro oder Homeoffice schafft Platz auf dem Schreibtisch und ist die beste Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsatmosphäre. Mit ein paar einfachen Regeln erzielen Sie sichtbare und spürbare Erfolge. So reduzieren Sie im Handumdrehen den unterbewussten Stress, den Unordnung auslösen kann.
In der aktuellen Situation sind Home-Office und ein sinnvoll eingerichtetes Büro aktueller denn je: Wer jetzt noch keinen optimalen Heim-Arbeitsplatz hat, den unterstützt Vodafone gern unkompliziert mit einem GigaCube Business zum sofortigen Lossurfen, einem Kabel-Anschluss mit bis zu 1.000 Megabit pro Sekunde oder einem Red Business Prime-Vertrag, dem optimalen Mobilfunk-Vertrag für Geschäftskunden. Und für die passende Büro-Software daheim sorgen wir auch: Mit Microsoft 365 für Unternehmen inklusive Word, Excel, PowerPoint und Teams für die Online-Zusammenarbeit. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer New-Work-Essentials-Seite. #WeKeepYouGoing
Meterhohe Aktenstapel auf dem Schreibtisch und ein Bildschirm, der unter einer Vielzahl verblichener Post-its kaum noch zu sehen ist. Ein Haufen ausgetrockneter Kugelschreiber und ein Sammelsurium von unnützen Büroutensilien – erkennen Sie darin Ihren Arbeitsplatz wieder? Damit sind Sie nicht allein: Das papierlose Büro hat sich noch nicht ganz durchgesetzt.
Auch im digitalen Zeitalter beherrscht die Zettelwirtschaft noch viele Arbeitsplätze, ob nun im Büro oder im Homeoffice. Dabei hat ein aufgeräumter und gut organisierter Schreibtisch seine Vorteile. Mit unseren Tipps organisieren Sie sich und Ihren Arbeitsplatz neu.
Schreibtisch-Chaos adé: Struktur und Ordnung wirkt Wunder
Studien über Arbeitsorganisation belegen, was Sie wahrscheinlich selbst schon festgestellt haben: Die meisten Menschen empfinden die Arbeit an einem aufgeräumten Schreibtisch als effizienter und angenehmer.
„Man findet schneller, was man sucht, wirft nicht versehentlich Dinge weg, hat mehr Bewegungsspielraum“
Marketing-Professor Joseph Redden, Carlson School of Management
Was den Zusammenhang zwischen Arbeitseffizienz und Ordnung betrifft, liefert beispielsweise eine Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts interessante Ergebnisse. Rund zehn Prozent der Arbeitszeit wird demzufolge durch fehlende Ordnung vergeudet. Darunter sind „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ sowie „Suche nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“.
Aus diesem Grund sind Ordnungssysteme im Büro von großer Bedeutung. Denn Experten schätzen, dass sich die Produktivität mit einem gut organisierten Schreibtisch um bis zu 20 Prozent steigern lässt. Ordnung zahlt sich also aus, das gilt für das Büro ebenso wie für die Arbeit im Homeoffice. Besonders hier verleitet die enge Verknüpfung von Arbeit und Privatleben zu Unordnung und dem allseits bekannten „kreativen Chaos“.
Aufräum-Tipps und Tricks für die Schreibtisch-Organisation
Entsprechen auch Sie dem Menschentypus, den Jürgen Kurz, Geschäftsführer der Beratungsfirma tempus, augenzwinkernd als „Volltischler“ bezeichnet? Dann sollten Sie vielleicht Ihr Schreibtisch-Ordnungssystem überdenken. Wir verraten Ihnen, wie Sie mit einem optimierten Ordnungssystem im Büro und ein wenig Selbstdisziplin Ihren Schreibtisch leeren:
- Feste Plätze für Ihre Arbeitsutensilien
Wenn jeder Gegenstand in Ihrem Büro einen festen Platz zugewiesen bekommt, entfällt die lästige Sucherei nach Locher, Textmarker, Büroklammern und Co. Entscheidend ist, dass Sie alles nach dem Gebrauch wieder an den jeweiligen Platz zurücklegen – „kurz liegen lassen“ ist hier leider ein No-Go. - Sortieren Sie nach Gebrauchshäufigkeit
Dinge, die Sie während der Arbeit häufig brauchen, sollten Sie in unmittelbarer Reichweite aufbewahren. Je seltener Sie einen Gegenstand benutzen, desto weiter entfernt darf er liegen. - Selektieren und Wegwerfen
Ordnung ist eng verwandt mit Selektion. Verabschieden Sie sich von der „Messi-Haltung“ und werfen Sie Dinge weg, die Sie nicht brauchen. Das gleiche gilt auch für die Ablage: Regelmäßiges „Entrümpeln“ ist hier Pflicht. - Nutzen Sie ein Notizbuch
Legen Sie sich eine Kladde zu. Hier können Sie To-dos, Telefonnummern und E-Mail-Adressen notieren. Und sorgen so für mehr Übersicht und vermeiden zugleich ein Zettelchaos. Streichen Sie Dinge durch, die abgearbeitet sind. - Kabelsalat beenden
Wenn Sie sich permanent im Kabelsalat verheddern, ist es an der Zeit, über eine Lösung nachzudenken. Binden Sie beispielsweise sämtliche Kabel in Bündeln zusammen. Alle anderen können Sie gebündelt in einer Schublade oder einem Karton aufbewahren. - Übersichtliches Ablagesystem
Mit einem guten Ablagesystem hat das Chaos keine Chance. Achten Sie dabei vor allem auf Übersichtlichkeit, Einheitlichkeit und Ordnung. - Abends aufräumen
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Schreibtisch am Ende des Arbeitstags kurz aufzuräumen. Wenn Sie morgens an einen leeren und ordentlichen Arbeitsplatz kommen, steigt Ihre Motivation. In gemeinsam genutzten Büros danken es Ihnen außerdem die Kollegen – und nehmen sich möglicherweise ein Beispiel.
Vermeiden Sie Unordnung auch am virtuellen Arbeitsplatz
In Zeiten der Digitalisierung betrifft „Unordnung am Arbeitsplatz“ häufig auch den virtuellen Schreibtisch. Dr. Josef Wigger, der Kurse und Seminare zum bekannten 5S-Ordnungssystem leitet, meint: „Die Unordnung ist nicht nur auf dem Schreibtisch oder in den Schränken. Das Chaos ist auch auf dem Computer und den Laufwerken“. Daten auf dem PC sollten ebenso sorgfältig aufgeräumt werden, wie das Zettelchaos auf dem Schreibtisch, rät der Experte.
Eine unübersichtliche Icon-Flut auf dem Desktop, beliebig abgelegte Dokumente und unklare Dateinamen: Das ist typisch für einen „Computer-Chaoten“. Die Suche nach Dokumenten in diesem Daten-Durcheinander ist dann nicht nur für Kollegen schwierig. Auch für den Inhaber kann das eine zeitintensive Herausforderung sein.
Abhilfe schafft ein durchdachtes Ablagesystem:
- Übersichtlichkeit: Sorgen Sie dafür, dass Sie die Ordnerstruktur auf Ihrem PC mit einem Blick und ohne langes Suchen erfassen können.
- Nachvollziehbarkeit: Auch Kollegen sollten sich bestenfalls in Ihrem Ablagesystem zurechtfinden können.
- Schnelligkeit: Generell gilt hier die „3-Klick-Regel“. Das heißt, jede Datei sollte möglichst mit nur drei Klicks zu erreichen sein.
- Einheitlichkeit: Mit einer einheitlichen Benennung der Ordner und Unterordner und einer klaren Sortierung Ihrer Dokumente verringern Sie Suchzeiten und Missverständnisse erheblich.
In diesem Beitrag finden Sie weitere Tipps für digitale Ablagesysteme und mehr Ordnung im Büro.
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Quelle:
https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/schreibtisch-organisieren-tipps-fuer-buero-und-homeoffice/