Im papierlosen Büro finden sämtliche Geschäftsvorgänge ausschließlich digital statt. Ausdrucke gibt es nicht mehr, Dokumente werden in der Cloud gespeichert und Unterschriften digital geleistet. Gibt es noch Papierdokumente, werden diese eingescannt und die Blätter später vernichtet. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern sorgt – richtig umgesetzt – für deutlich mehr Arbeitseffizienz und weniger Aufwand insgesamt. Doch wie geht das eigentlich?
Jeden Tag wächst die Informationsmenge, die Unternehmen auf Papier bändigen müssen. Fotos, Filme und Musik werden dabei bereits ganz selbstverständlich in digitaler Form verwaltet. Die Zukunftsvision ist jedoch weiterhin das papierlose Büro. Die Vorteile liegen klar auf der Hand – dennoch scheiden sich bei der Frage nach dem „Wie” und „Ob” der vollständigen Digitalisierung nach wie vor die Geister. Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente gilt jedoch als wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation und die Teilnahme am globalisierten Wettbewerb.
Das papierlose Büro umsetzen: Setzen Sie auf klare Vorteilskommunikation
Ein grundlegender Veränderungsprozess wie der hin zum Geschäftsbetrieb ohne jegliche Ausdrucke (außer, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder vom Kunden gewünscht) sowie ohne Notizen in Papierform kann nur funktionieren, wenn sämtliche beteiligten Mitarbeiter von Anfang an abgeholt werden. Die Idee des papierlosen Büros muss dabei natürlich von oberster Ebene her vorgelebt werden. Im Gegensatz zu weit verbreiteten Vorurteilen geht es nicht bloß darum, aus Kostengründen „analoges” Papier abzuschaffen, sondern insbesondere schnelle(re)n und einfache(re)n Zugriff auf Dokumente und Informationen zu gewährleisten. Eine klare Vorteilskommunikation gegenüber Mitarbeitern hilft und sollte folgende Aspekte beinhalten:
- Arbeitsersparnis: Der Gang zum Drucker und zum Postamt entfallen. Außerdem müssen keine Aktenordner gesucht und danach gewälzt werden, um einen Vorgang zu finden.
- Effizienzerhöhung: Liegen alle Daten elektronisch vor und können wie bei Microsoft 365 mehrere Personen am selben Dokument arbeiten, sinkt die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs erheblich.
- Umweltschutz: Nicht nur zuvor riesige Papierberge schrumpfen auf ein Minimum zusammen. Auch das Postaufkommen verringert sich und Lagerflächen, die sonst beheizt werden müssten, können bald eingespart werden.
Die digitale Transformation ist also kein Selbstzweck, sondern bietet jede Menge Vorteile – und das muss auch bei den Mitarbeitern ankommen. Zugleich sollen diese durch den Abbau von Zeitdruck entlastet werden, ohne dass ihre Stellen durch Automatisierungsprozesse gefährdet sind.
Die Einführung des papierlosen Büros ist dabei zunächst mit Investitionen verbunden. An erster Stelle stehen moderne Hard- und Software für die Mitarbeiter. Die Maxime hierbei lautet: Keine Notizzettel, keine Stifte, keine Drucker, keine Zettelwirtschaft. In Besprechungen können Mitarbeiter ihre Notizen auf Tablets oder Smartphones machen und die Dokumente digital signieren. Wer E-Mails und andere Informationen druckt, braucht künftig einen guten Grund.
Verwalten Sie digitale Informationen ganz einfach mit SharePoint-ECM
Zentrales Element eines papierlosen Büros ist die Datenverarbeitung und -speicherung auf elektronischem Wege. Im Vorfeld des Digitalisierungsprozesses sollte daher die notwendige Hard- und Softwarelösung identifiziert werden, mit der ein Unternehmen langfristig arbeiten kann. Statt einer eigens erdachten Ablagestruktur von Dokumenten auf hauseigenen Servern erleichtert ein Capture-, Process- und Enterprise Content Management (ECM) als Nachfolger von einfachen Dokumenten Management Systemen (DMS) die Verwaltung von Informationen. Entscheidende Kriterien bei der Wahl der Software sind: hohe Usability, Stichwort- und Volltextsuche, Querverbindungen, Historienfunktionen und grundlegender Texterkennung.
In vielen Editionen von Microsoft 365, wie beispielsweise Enterprise E3, ist Microsoft SharePoint bereits enthalten. Verwalten Sie unterschiedlichste Inhalte an einer zentralen Stelle, bearbeiten Sie Metadaten global und regeln Sie sämtliche Zugriffsberechtigungen von zentraler Stelle aus.
Scannen Sie sämtliche Akten ein und entsorgen Sie alles, was keiner gesetzlichen Vorgabe unterliegt
Die eigentliche Veränderung im Arbeitsalltag umfasst dabei drei wesentliche Schritte: Zuerst müssen aus analogen Drucksachen digitale Dokumente werden. Idealerweise erfolgt dies durch die zentrale Erfassung des Schriftverkehrs durch das ECM, der automatischen Erkennung von Informationen, ihrer Klassifizierung, Suchindizierung, Benennung und Optimierung für verschiedene Endgeräte wie z. B. Desktop-PCs, Smartphones und Tablets.
In einem zweiten Schritt werden digitale Dokumente sinnvoll verwaltet. Daten und Dokumente werden in der Cloud über das ECM gesichert und somit leicht gefunden. Der Zugriff darauf kann sogar von unterwegs aus auf sicherem Wege per VPN erfolgen. Allerdings wird zunächst wohl kaum ein Unternehmen das gänzlich papierlose Büro durchsetzen können. Gewisse Formalitäten im Geschäftsverkehr und „offizielle” Unterlagen wie beispielsweise das Arbeitszeugnis erfordern nach wie vor die Schriftform auf Papier.
Das ECM sollte es Unternehmen jedoch ermöglichen, rechtlich relevante Unterlagen originär und veränderbar zu speichern, eine einwandfreie Anzeige und notfalls den Ausdruck der Informationen zu gewährleisten. Außerdem muss es die sofortige Wiederauffindbarkeit und im Falle eines Wechsels von Software und Hardware die verlustfreie Migration und Langzeitverfügbarkeit sicherstellen.
Vermeiden Sie zukünftig unnötigen Papier-Schriftverkehr
Abschließend können im dritten Schritt alte Unterlagen entweder archiviert oder entsorgt werden. Selbst wenn einige Geschäftspartner auf postalischem Weg Briefe oder Rechnungen schicken, sollten diese gebeten werden, auf digitale Dokumente umzusteigen. Hinsichtlich der Kommunikation mit Banken, Rentenversicherungen und Krankenkassen können Unternehmen diese digitale Form des Schriftverkehrs ausüben, zumal viele dieser Organisationen die Digitalisierung ebenfalls vorantreiben wollen und müssen.
Mit den Möglichkeiten der Digitalisierung kann die Vision vom papierlosen Büro Schritt für Schritt wahr werden. Damit dies am Ende gelingt, sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, Rückfälle in alte Abläufe zu vermeiden und ihre Mitarbeiter an die konsequente Umsetzung und ihre persönlichen Vorteile stets zu erinnern. Das reflexartige Ausdrucken übersendeter E-Mails und PDF-Anhänge sollte jedenfalls auf absolut notwendige Vorgänge begrenzt werden.
Ein abschließender Tipp: Entfernen Sie Papier-Mülleimer im Büro. Die Mitarbeiter überlegen sich dann automatisch, ob Sie Dokumente ausdrucken, wenn der Weg zum nächsten Mülleimer zu weit wird. Außerdem haben wir Ihnen an anderer Stelle wertvolle Informationen für einen aufgeräumten Arbeitsplatz auch bei digitaler Aktenhaltung zusammengestellt.
Quelle:
https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/digitale-transformation-wie-fuehre-ich-das-papierlose-buero-ein/