Mobile Datenerfassung in der Pflege: Herausforderungen meistern

Mobile Datenerfassung steigert die Effizienz

Ambulante Pflegedienste sind heute auf mobile Geräte wie Firmenhandys angewiesen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit ihres Arbeitstages unterwegs – das Smartphone ist daher ein essenzielles Arbeitsgerät.

Die mobilen Geräte steigern die Effizienz der mobilen Pflegefachkräfte. Sie ermöglichen es ihnen, wichtige Daten unterwegs zu erfassen. Dazu gehört u. a….

…die Dokumentation der Arbeitszeit

…die Dokumentation der erbrachten Leistung

…Prozessdokumentation

…Zugriff auf wichtige Daten der Klienten

…Bearbeitung der Patientenakte

Eintragungen in das digitale Übergabebuch

So geschieht es auch beim ABZ – Ambulantes Betreuungszentrum in Berlin. Die GmbH hat sich auf die Pflege im psychiatrischen und gerontopsychiatrischen Bereich spezialisiert. Prokurist Martin Grundmann hält fest:

„Das Smartphone ist ein unverzichtbares Werkzeug und vereinfacht die tägliche Arbeit in vielerlei Hinsicht“. 

Die Angestellten des ABZ nutzen spezielle Apps für die mobile Datenerfassung. Sie erfassen Zeiten, dokumentieren Leistungen, koordinieren Termine und rufen wichtige Daten vom Unternehmensserver ab.

Anforderungen an Diensthandys für Pflegekräfte

Um die speziellen Apps für die Pflegedokumentation auf Smartphones nutzen zu können, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. Einerseits braucht es kompatible und leistungsfähige Geräte, andererseits Mobilfunktarife mit ausreichendem Datenvolumen.

Zu den Anforderungen an Handys für Pflegedienste gehören u. a….

…Zuverlässigkeit

…Modernität

…Lange Akkulaufzeit

…Robustheit

…Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Pflegediensten müssen sich auf Ihre mobilen Geräte verlassen können. Das bedeutet, ein Handy benötigt genügend Rechenleistung, um die Apps zur Pflegedokumentation zu nutzen. Es braucht zudem einen ausdauernden Akku, der den gesamten Arbeitstag Energie liefert.

Zudem ist die Robustheit entscheidend. Der Arbeitsalltag von Pflegekräften kann sehr anspruchsvoll sein – ein gutes Diensthandy muss daher auch außergewöhnlichen Belastungen standhalten. Es sollte etwa Stürze überstehen können und gegen Staub und Flüssigkeiten abgedichtet sein. Daher erfreuen sich robuste Smartphones wie die Samsung Galaxy XCover-Serie großer Beliebtheit in der Branche.

Aus unternehmerischer Sicht ist neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem wichtig, dass die Geräte bei einer Neuanschaffung schnell verfügbar sind. Außerdem sollten sie problemlos eingerichtet und in das bestehende IT-System Ihres Pflegedienstes eingebunden werden können. Je schneller ein neues Smartphone einsatzbereit ist, desto geringer sind die Kosten für Ihr Unternehmen.

Datensicherheit bei mobil erfassten Gesundheitsdaten

Ein äußerst wichtiges Thema für Pflegedienste ist die Datensicherheit. Pflegefachkräfte nutzen die mobilen Geräte für die Planung und Koordination ihres Pflegealltags. Dafür greifen sie auf Patientenakten und andere hochsensible Daten der Klienten zu. Ein Hackerangriff könnte daher verheerende Folgen haben – besonders für den betroffenen Pflegedienst.

Um die Diensthandys Ihrer Pflegekräfte gegen Angriffe abzusichern, sollten diese regelmäßige Softwareupdates erhalten. Stellen Sie daher sicher, dass der Support für Ihre Geräte gegeben ist –aktuell und für möglichst lange Zeit. Zusätzlich empfehlen sich Schutzmaßnahmen wie Antivirenprogramme.

Zudem ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig schulen, damit sie die Unternehmensrichtlinien im Umgang mit sensiblen Daten einhalten. Letztere sollten beispielsweise nicht in privaten Ordnern der eigenen Dropbox abgelegt oder per Messenger verschickt werden.

Mobile Device Management steigert die Sicherheit

Ein gutes Mobile Device Management (MDM) System hilft dabei, die Sicherheit der Daten auf den Geräten zu erhöhen und die Richtlinien der DSGVO einzuhalten.

MDM gibt Ihnen auch aus der Ferne Kontrolle über Ihre Firmengeräte – per Fernwartung können Sie etwa die Installation wichtiger Updates auf den Geräten veranlassen. Falls nötig, z. B. bei Verlust oder Diebstahl, lassen sich das Gerät und die darauf befindlichen Daten aus der Ferne sperren.

Darüber hinaus können Sie Berechtigungen zur Installation von Apps steuern und Browsereinstellungen administrieren. Damit verhindern Sie, dass Schadsoftware wie Spyware den Weg auf die Geräte findet.

Und auch bei der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien kann MDM unterstützen. Etwa indem private und berufliche Daten klar getrennt und bestimmte Dienste komplett gesperrt werden. Weitere Informationen zum Mobile Device Management finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Verwaltungsaufwand und Kosten minimieren

Eine MDM-Software bietet nicht nur Sicherheit, sondern vereinfacht auch die Einrichtung und Administration Ihrer mobilen Firmengeräte.

So erleichtert Mobile Device Management die Integration neuer Handys in Ihre bestehende Firmenstruktur. Oft bieten Smartphone-Hersteller eigene Lösungen zur Einbindung neuer Geräte an. Bekannte Lösungen sind etwa Samsung Knox und Apple DEP (Device Enrollment Program). Bei der Auswahl eines MDM-Systems lohnt es sich daher darauf zu achten, dass es mit den Programmen der Hersteller kompatibel ist.

Darüber hinaus lassen sich die Geräte aus der Ferne warten. Dadurch müssen Mitarbeitende seltener die IT-Abteilung aufsuchen. So schonen Sie die Ressourcen Ihrer IT-Abteilung und Ihrer Pflegekräfte.

Übersichtliche Verwaltung von Verträgen und Rechnungen

Neben der Geräteadministration spielt auch die Verwaltung und Skalierung der Verträge, SIM-Karten und Rechnungen eine wichtige Rolle. Das bestätigt auch Lars Neuwöhner, IT-Leiter beim DRK Bielefeld. Er freut sich eine Lösung gefunden zu haben, die ihm die Verwaltung durch ein nutzerfreundliches Onlineportal erleichtert:

„Das Portal ist sehr übersichtlich. Falls doch einmal Hilfe notwendig war, konnten wir unser Problem nach einem kurzen Telefonat jedes Mal umgehend lösen“.

Die Angestellten des DRK Bielefeld sind u. a. in der Altenpflege tätig. Über eine App organisieren sie ihre Aufgaben, planen Routen, rufen Daten der Klienten ab und schreiben Berichte – ohne dafür ins Büro fahren zu müssen. So können sie jederzeit flexibel auf Änderungen am Tagesplan reagieren.