Rund zwei Milliarden E-Mails werden jeden Tag in Deutschland versendet. Auch viele kleine und mittelständische Unternehmen erledigen den Großteil ihrer geschäftlichen Korrespondenz digital. Wie Sie hierfür eine eigene E-Mail-Domain einrichten und was Sie darüber vorher wissen sollten, lesen Sie in diesem Artikel.
Schnell, kostengünstig und mit den passenden Endgeräten von überall her abrufbar: Die E-Mail hat in den über 50 Jahren seit ihrer Erfindung die Welt der Kommunikation massiv verändert.
Für Ihr Unternehmen ist Ihre E-Mail-Adresse zugleich auch Ihre digitale Visitenkarte. Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihrer E-Mail-Domain und Ihres Domain-Anbieters einige Dinge beachten.
Was ist eine E-Mail-Domain?
Die E-Mail-Domain ist der Teil einer E-Mail-Adresse, der sich hinter dem @-Zeichen befindet. Bei gewerblichen E-Mail-Adressen ist dies in der Regel der Name der Firma, zu der die E-Mail-Adresse gehört und für die diese Domain registriert ist. Bei privaten E-Mail-Adressen ist die Domain oft der Name des jeweiligen Internetanbieters.
Diese Arten von Domains gibt es
Die Domain (englisch für: Domäne) ist ein Begriff aus der Informatik. Mit diesem Begriff werden Teilnetze innerhalb eines größeren Netzwerkes bezeichnet. Jede Domain hat einen individuellen alphanumerischen Domain-Namen, im Internet jeweils gefolgt von einem Punkt und einem Länderkürzel (Beispiel: vodafone.de).
Alle Geräte, Internetseiten oder Nutzungskonten, die zur selben Domain gehören, verwenden als Bestandteil ihrer Netzwerkadresse diesen gemeinsamen Domain-Namen. Sie sind damit über eine Kombination aus ihrem individuellen Namen und dem Domain-Namen adressierbar.
Mehrere Domänen niedrigerer Ordnung (Second Level) können in größeren Netzwerken wie dem Internet zu einer Domäne höherer Ordnung (Top Level) zusammengefasst werden. Der Name oder das Kürzel dieser höheren Domain wird dann zusätzlich an die Netzwerkadresse angehängt.
So gibt es bei E-Mail-Adressen meist eine niedrige Second-Level-Domain für den Unternehmensnamen und eine daran angehängte höhere Top-Level-Domain (TLD) für das zugehörige Land oder die Branche. Beides zusammen wird bei E-Mail-Adressen auch als Domänenteil oder domain-part bezeichnet.
Die E-Mail-Adresse vorname.nachname@firmenname.de beispielsweise setzt sich zusammen aus der persönlichen Benutzerkennenung „vorname.nachname“, gefolgt von der Firmen-Domain „firmenname“ und der Top-Level-Domain „de“ für Deutschland. Das @-Zeichen trennt hierbei die Benutzerkennung vom Domänenteil der Adresse. Die Top-Level-Domain am Ende wird durch einen vorangestellten Punkt gekennzeichnet.
So werden E-Mails zugestellt
Wenn Sie eine E-Mail an die Adresse vorname-nachname@firmenname.de versenden, prüft Ihr Mail- Server zuerst, ob die Domain zu Ihrem eigenen Unternehmen gehört. Ist dies der Fall, wird die E-Mail direkt innerhalb Ihres Firmennetzes an die entsprechende Person weitergeleitet, beziehungsweise in deren Posteingangskonto abgelegt.
Handelt es sich dagegen um eine externe E-Mail-Adresse, wird im nächsten Schritt über sogenannte Domain Name Server (DNS) im Internet der Inhaber der Domain „firmenname“ ermittelt.
Domain-Name-Server sind vergleichbar mit großen Telefonbüchern. Sie liefern zu jedem Domain-Namen innerhalb ihres TLD-Bereiches die entsprechende IP-Adresse, unter der dieser Domain im Internet zu finden ist.
Ihr Ausgangs-Server sendet Ihre E-Mail dann an den Eingangs-Server mit dieser IP-Adresse weiter. Dieser Mail-Eingangsserver legt die eingehende Mail anschließend im lokalen Postkonto „vorname-nachname“ ab, wo sie heruntergeladen werden kann.
Eine eigene E-Mail-Domain erstellen – so geht es
Eine eigene Unternehmens-Domain für E-Mails und Ihre Webseite können Sie über Ihren Internetanbieter registrieren lassen, aber auch über einen darauf spezialisierten Domain-Provider. Hierzu beauftragen Sie den Anbieter, Ihre Wunsch-Domain bei der entsprechenden Registrierungsstelle für die von Ihnen gewünschte Top-Level-Domain anzumelden. Für E-Mail-Adressen und Webseiten mit der Endung „.de“ ist dies die Registrierungsstelle DENIC in Frankfurt.
Ist Ihre Wunsch-Domain noch verfügbar, wird Ihnen diese Domain gegen eine Jahresgebühr zugeteilt. Anschließend richtet Ihr Anbieter Ihnen einen Mail-Server für diese Domain ein. Meist funktioniert dies innerhalb weniger Stunden. Dabei wird Ihre Domain in den „Telefonbüchern“ der DNS eingetragen. Dadurch sind Sie auch aus dem Internet für andere erreichbar.
Wenn Sie sich für ein Komplettpaket entscheiden, übernimmt der entsprechende Dienstleister alle notwendigen Arbeiten für Sie. Er kümmert sich auch um die jährliche Verlängerung Ihrer Registrierung bei der DENIC, damit Ihre Domain nicht automatisch ausläuft.
Grundsätzlich können Sie eine Domain aber auch selbst und ohne die Hilfe eines Anbieters bei der DENIC beantragen über den Service DENICdirect. Sie müssen sich dann aber auch selbst um die Server-Infrastruktur für Ihre E-Mail-Konten kümmern.
Domain in einer anderen TLD einrichten – wie geht das?
Weltweit gibt es mehr als 200 zweistellige TLD, die speziell für Ländernamen reserviert sind. Diese TLD werden auch als „country code Top-Level-Domains“ (ccTLD) bezeichnet. Deutschland hat beispielsweise die Kennung „.de“, während Österreich „.at“ verwendet und die Schweiz „.ch“.
In einigen Ländern gibt es Sonderregelungen für die Verwendung von TLD, beispielsweise haben Firmen in Großbritannien meist die kombinierte Kennung „.co.uk“, was als Abkürzung für „commercial enterprise“ und „United Kingdom“, also eine geschäftliche Adresse in Großbritannien steht.
In den USA hingegen wird der eigentliche Ländercode „.us“ nur selten verwendet. Dort wird für Unternehmen standardmäßig die TLD „.com“ für „commercial”, also „geschäftlich“ genutzt. Regierungsorganisation in den USA hingegen haben ein „.gov“ am Ende ihrer E-Mail-Adressen. Für Netzwerkanbieter war früher einmal „.net“ reserviert, wird heute aber branchenübergreifend verwendet. Für Nichtregierungsorganisationen ist die TLD „.org“ für „organization” gedacht.
Inzwischen verwenden auch viele Unternehmen aus anderen Ländern US-amerikanische Domains mit der Endung „.com“. Um eine solche .com-Adresse zu erhalten, benötigen Sie lediglich einen Domain-Anbieter, der für Sie eine „.com“-Adresse registrieren kann.
Dies ist beispielsweise dann interessant, wenn Ihre Wunsch-Domain in Deutschland für die Endung „.de“ schon registriert ist, sie mit einer anderen TLD-Endung aber noch verfügbar ist.
Auch wenn Sie mit Ihrem Unternehmen international tätig sind, kann es interessant sein, dies durch eine internationale TLD wie „.com“ zum Ausdruck zu bringen. Außerdem ist „.com“ die meistgenutzte TLD weltweit.
Diese Vorteile bietet eine eigene E-Mail-Domain
Die eigene E-Mail-Domain hat gegenüber einer E-Mail-Adresse mit dem Namen des Internetanbieters auch für kleine Unternehmen ohne Digitalisierungsstrategie viele Vorteile. Mit der persönlichen Domain setzen sich auch Handwerksbetriebe, Einzelhandelsunternehmen und kleinere Dienstleister positiv von ihren Wettbewerbern ab. Die wichtigsten Vorteile der persönlichen Domain sind:
Einheitlicher Auftritt
Die eigene E-Mail-Adresse ist in Kombination mit der eigenen Webseite die digitale Visitenkarte Ihrer Firma. Ihre Kund:innen finden Sie und Ihr Unternehmen leichter über das Internet und über Suchmaschinen.
Genau wie Werbemittel, Arbeitskleidung und Firmenfahrzeug mit Firmenlogo repräsentiert auch die Domain den einheitlichen Auftritt Ihres Unternehmens nach außen. Die Schwierigkeit dabei: E-Mail-Adressen, die erkennbar bei Gratis-Anbietern wie Gmail, GMX, WEB.de oder Yahoo Mail registriert sind, wirken im Geschäftsverkehr sehr unprofessionell. Sie können bei potenziellen Kund:innen Zweifel wecken, ob das jeweilige Unternehmen vertrauenswürdig ist, da es „noch nicht einmal“ eine eigene Internet-Domain besitzt.
Zudem ist eine Adresse mit einer E-Mail-Domain für Ihre Kund:innen leichter zu merken. Denn die Adresse info@firmenname.de wirkt nicht nur wesentlich professioneller, sie ist auch deutlich kürzer und leichter zu merken als eine Mail-Adresse info.firmenname@internet-anbieter.de.
Mehr Möglichkeiten bei der Adressvergabe
Mit einer eigenen Domain entscheiden Sie darüber hinaus selber, welche Adressen Sie innerhalb dieser Domain vergeben. Neue Adressen für weitere Mitarbeiter:innen oder temporäre Adressen für Marketingaktionen sind schnell angelegt.
Unified Communications
Mittels Unified Communications führen Sie unterschiedliche Kommunikationskanäle wie Telefonie, Messenger-Dienste und E-Mail für Ihr Business zusammen. Auch dies funktioniert besser, wenn Sie Ihre E-Mail-Server selbst mit einer eigenen Domain betreiben.
Freie Konfiguration
Wenn Sie Ihre Mailserver selbst betreiben und diese Aufgabe nicht an Ihren Internet- oder Domain-Anbieter auslagern, haben Sie maximale Freiheit bei der Server-Konfiguration. Sie bestimmen selbst, wie groß die einzelnen Postfächer sind, welche Antivirenprogramme laufen sollen und wie Sie Spam-Mails effizient behandeln oder löschen.
Viele Internetanbieter fangen bereits standardmäßig verdächtige Mails ab oder blockieren bestimmte Bereiche des Internets, aus denen häufig Spam-Mails versendet werden. Es kann also passieren, dass Ihr Internet-Provider fehlerhafterweise auch harmlose E-Mails nicht zu Ihnen durchstellt, weil sie von einem verdächtigen Server kommen. Bei Ihrem eigenen Mail-Server bestimmen Sie selbst, welche Absender Sie sperren.
Mehr Umsatz durch zielgenaue Domain-Namen
Gerade kleine Unternehmen haben oft auch nur ein kleines Marketingbudget. Für sie ist ein zielgenaues Marketing daher besonders wichtig. Dabei erreichen sie Neukunden leichter, wenn die Firmen- oder Marken-Domain gut zu häufigen Suchbegriffen im Internet passt. Ein Schlüsseldienst mit der Webseite www.schluesseldienst-ortsname.de wird beispielsweise schneller gefunden als ein Schlüsseldienst, der nur seinen Firmennamen bewirbt – Stichwort: Lokales SEO.
Häufige Fehler bei der Erstellung einer eigenen E-Mail-Adresse
Ein guter Domain-Name sollte für Ihre Kund:innen möglichst einprägsam sein. Sie sollten ihn außerdem leicht am Telefon buchstabieren können und er sollte keine schwierigen Wörter, Umlaute oder Silben enthalten, die von Dritten häufig falsch geschrieben werden. Daneben gibt es noch weitere Punkte, auf die Sie bei der Wahl Ihres Domain-Namens unbedingt achten sollten:
Prüfen Sie Marken- und Namensrechte
Zwar gilt bei der Zuteilung von Domain-Namen die Regel: „Wer zuerst kommt, registriert zuerst“. Doch Inhaber älterer Markenrechte gemäß § 5 und 15 Markengesetz oder bestehender Namensrechte laut § 12 BGB könnten vor Gericht auf Löschung Ihrer Domain klagen und diese dann für sich selbst registrieren. Das kann, sofern Sie Ihre Marketingunterlagen und eventuelle Fahrzeugwerbung bereits auf diese Domain ausgerichtet haben, sehr teuer werden.
Marken werden vom Deutschen Patent- und Markenamt grundsätzlich immer nur für einzelne sogenannte Nizza-Klassen geschützt, zum Beispiel exklusiv entweder als Bekleidungmarke, als Transportunternehmen oder als Spielwarenmarke. So kann es passieren, dass erst beim Konflikt um eine Domain, die technisch bedingt nur einmal vergeben werden kann, konkurrierende Marken unterschiedlicher Branchen aufeinandertreffen.
Schon zahlreiche Domain-Streitigkeiten sind wegen derartiger Schwierigkeiten vor deutschen Gerichten gelandet. Daher sollten Sie vor Anmeldung einer Domain sorgfältig prüfen oder prüfen lassen, ob hier möglicherweise fremde Rechte verletzt werden könnten – auch aus anderen Branchen.
Domain mit Umlauten verwenden
In einigen Ländern und Top Level Domains können Sie auch Domain-Namen registrieren, die landestypische Sonderzeichen enthalten, beispielsweise „ä“, „ö“ und „ü“ in Deutschland. Die E-Mail-Domain „nähmaschinenservice24.de“ ist also grundsätzlich möglich.
Doch weil das Internet intern mit dem US-Zeichensatz ASCII arbeitet, der keine Sonderzeichen enthält, müssen solche Domain-Namen bei der Weiterleitung kodiert werden. Das führt bei vielen E-Mail-Programmen zu Problemen und Fehlermeldungen.
Auch Kund:innen aus dem Ausland werden Schwierigkeiten haben, Ihnen E-Mails zu schreiben, wenn sie die deutschen Sonderzeichen auf ihrer Tastatur nicht haben.
Daher sollten Sie auf eine Domain mit deutschen Sonderzeichen möglichst verzichten.
Die richtige TLD wählen
Neben den bekannten und etablierten TLD wie „.com“ oder „.de“ gibt es inzwischen auch einige tausend neue TLD, die in den letzten Jahren hinzugekommen sind. Domains mit diesen TLD werden oft sehr günstig angeboten. Außerdem sind für solche wenig bekannten TLD gängige Second-Level-Domains wie „.auto24“ oder „.computerservice“ noch verfügbar.
Doch Vorsicht: Bei einigen dieser neuen TLD sind die Inhaberrechte strittig oder diese TLD stehen vor der Aufhebung. Eventuell fällt dann auch Ihre Domain wieder weg. Außerdem löschen viele Mail-Server eingehende E-Mails mit exotischen TLD, da diese häufig im Verdacht stehen, Spam zu enthalten. Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen erhalten dann Ihre E-Mails also gar nicht.
Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Domain unter einer seriösen TLD einrichten, die von anerkannten Betreibern geführt wird.
Domains mit unterschiedlichen Schreibweisen
Verwenden Sie keine Domain-Namen, für die es mehrere mögliche Schreibweisen gibt. Das kommt besonders bei englischsprachigen Begriffen oft vor. So wird beispielsweise in den USA das Wort „Christmas“ (Weihnachten) gerne auch als „X-Mas“ oder „Xmas“ geschrieben.
Wenn Sie also einen Webshop für Weihnachtsartikel betreiben, sollten Sie sich unbedingt alle Schreibweisen dieses Wortes gleichzeitig sichern, sofern dies möglich ist; oder gleich auf einen anderen Domain-Namen ausweichen.
Übersetzungen prüfen
Prüfen Sie vor einer Registrierung, ob Ihr favorisierter Domain-Name in anderen Sprachen noch weitere Bedeutungen hat, die möglicherweise unerwünscht sind. Eine Domain mit „chef“ im Namen beispielsweise könnte in Deutschland für einen Headhunter stehen, der Führungskräfte vermittelt. Aber als Inhaber:in einer solchen Domain werden Sie viele Anfragen aus dem englisch- oder französischsprachigen Raum erhalten, die nach Küchenartikeln oder einem Essenslieferservice suchen, weil „chef“ im Englischen und Französischen Koch oder Köchin bedeutet bzw. eher mit Gastronomie verknüpft wird.
Manche deutsche Domain-Begriffe haben in anderen Sprachen sehr zweideutige Übersetzungen. Das kann dazu führen, dass Ihre Domain im Ausland auf vielen E-Mail-Servern generell gesperrt wird und Ihre E-Mails daher nicht zugestellt werden.
Eigene E-Mail-Domain im Vergleich – die beliebtesten Anbieter
Bei der Wahl eines Anbieters für Ihre eigene E-Mail-Domain haben Sie eine große Auswahl. Doch die Produkte unterscheiden sich zum Teil erheblich. Einige Anbieter liefern Ihnen Webseite, E-Mail-Domain und Webspace aus einer Hand.
Andere Anbieter registrieren lediglich die E-Mail-Domain für Sie. Manche Anbieter beschränkten die Anzahl der Mailadressen, die Sie unter einer Domain betreiben können, oder rechnen das transportierte Datenvolumen nach unterschiedlichen Kriterien ab. Sie sollten also die Angebote sorgfältig vergleichen.
Strato
Das Berliner Unternehmen ist ein Full-Service-Dienstleister und bietet Ihnen neben Domains auch Internetzugänge, virtuelle Server und Cloud-Speicher an. Strato gehört zur United Internet AG und ist viel im Privatkundengeschäft vertreten, hat aber auch Angebote für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
Hetzner
Hetzner bietet vor allem Cloud-Speicher und Hosting für Firmenkunden. Die Firma aus Nürnberg betreibt hierfür mehrere große Rechenzentren. Das Unternehmen registriert für Sie aber auch Ihre Wunsch-Domain, richtet Ihnen E-Mail-Server ein und unterstützt Sie auf Wunsch bei deren Virtualisierung.
One.com
Die Firma One.com (ehemals B-One) ist ein dänischer Anbieter von Domains und Webhosting. Dessen Produkt Guru-Paket für KMU unterstützt bis zu zehn Website-Domains, eine unbegrenzte Anzahl an E-Mail-Konten und bietet ein tägliches Backup Ihrer Daten.
1&1
Das Unternehmen aus Montabaur ist genau wie Strato eine Tochter des United-Internet-Konzerns. 1&1 ist Marktführer unter den deutschen Domain-Anbietern und hat ebenfalls verschiedene Full-Service-Produkte im Angebot. Diese sind inklusive Webseite und Hosting und wenden sich vielfach an Privatkunden, werden aber auch von KMU gebucht.
DENIC
Wenn Sie die erforderlichen technischen Kenntnisse besitzen, können Sie Ihre Domain in Deutschland auch ohne Provider direkt bei der DENIC registrieren. Sie müssen dann allerdings auch selbst Ihren Mailserver betreiben. Das funktioniert auf Wunsch mit einem virtuellen Server, den Sie als Infrastructure-as-a-Service bei einem Cloudanbieter anmieten.
Das Wichtigste zur eigenen E-Mail-Domain in Kürze
- Die eigene Domain für E-Mail und Webseite ist heute Quasi-Standard für Unternehmen. E-Mail-Adressen von Firmen, die bei Gratis-Anbietern registriert sind, wirken hingegen unprofessionell.
- E-Mail-Domains mit der Endung „.de“ werden bei der Registrierungsstelle DENIC eingerichtet. Je nach gewähltem Dienstleistungspaket übernimmt in der Regel Ihr Domain-Anbieter die Anmeldung für Sie und erneuert auch jährlich Ihre Registrierung.
- Für die eigene E-Mail-Domain gibt es zahlreiche Anbieter am Markt. Viele bieten Ihnen einen Komplett-Service inklusive Server, Daten-Cloud und einem Baukasten für die Gestaltung der eigenen Webseite.
- Bei der Auswahl Ihres Domain-Anbieters sollten Sie die Produkte genau vergleichen. Sie unterscheiden sich in Punkten wie dem verfügbaren Datenvolumen und der Anzahl der maximal möglichen E-Mail-Adressen.
- Nicht jede scheinbar günstige Domain ist wirklich günstig. Achten Sie auch immer darauf, unter welcher Top-Level-Domain registriert wird.
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