Cloud-Lösungen: Best Practice-Empfehlungen für den schrittweisen Umstieg

Der komplette oder teilweise Umstieg auf Cloud Services ist für Unternehmen eine große Herausforderung. Ohne eine klare und durchdachte Umsetzungsstrategie werden solche Projekte zum Dauer-Reizthema oder bereits im Vorfeld wieder verworfen. Unsere Best-Practice-Tipps sollen Ihnen helfen, die notwendige Digitalisierung gezielt anzugehen und dabei sämtliche Stakeholder im Unternehmen einzubeziehen.

Der Cloud-Markt ist auf dem Weg zum Billionen-Dollar-Geschäft: Innerhalb von nur 10 Jahren hat sich der Umsatz mit solchen Lösungen laut statista weltweit von gut 40 auf weit über 200 Milliarden Euro verfünffacht. Immerhin 73 Prozent der deutschen Unternehmen gaben 2018 an, dass sie bereits Cloud Computing nutzen. Weitere 19 Prozent diskutierten zum selben Zeitpunkt die Einführung solcher Lösungen.

Ob sich im Unternehmen durch die Umstellung auf SaaS-, PaaS- und IaaS-Dienstleistungen die erwarteten Verbesserungen einstellen, zeigt sich oft erst nach der Umsetzungsphase. Bis dahin gilt es, den Umstieg so reibungslos wie möglich zu gestalten. Wie der Cloud-Umstieg optimal gelingt und welche Systeme sich besonders eignen, erfahren Sie hier.

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Schritt 1: Bringen Sie alle Beteiligten an einen Tisch

Nicht jeder Mitarbeiter und auch nicht jede Führungskraft ist von Cloud-Lösungen überzeugt. Oft werden neben dem Verlust von Kontrolle über die Systemstrukturen datenschutzrechtliche Bedenken angeführt.

Doch damit nicht genug: Viele Mitarbeiter, insbesondere in IT-Abteilungen, fürchten schnell um ihren Job. Allein deswegen wird so mancher Mitarbeiter versuchen, allzu umfassende und schnelle Umstiege in sogenannte „Managed Services” (die also von externen Dienstleistern überwacht und betreut werden) zu verhindern. Dabei ist die Skepsis kaum begründet: Frei werdende Kapazitäten können IT-Mitarbeiter nach der Migration für andere strategische Projekte im Unternehmen einsetzen und so das Kerngeschäft stärken.

Wer wesentliche Unternehmensprozesse in die Cloud auslagert, vollzieht häufig einen langst überfälligen Schritt. Dieser hat jedoch weitreichende Auswirkungen im Unternehmen. Daher ist es besonders wichtig, von Anfang an alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Das sind insbesondere:

  • Die Geschäftsführung
  • Führungskräfte und Anwendungsinhaber („Application Owner”), insbesondere aus der IT-Abteilung
  • Softwarearchitekten, insbesondere Datenbankspezialisten
  • IT-Sicherheitsverantwortliche
  • Risikobewerter und Compliance-Experten
  • Experten aus Finanzwesen und Controlling

Setzen Sie sich mit all diesen Personen im Rahmen einer Task-Force „Cloud” zunächst an einen Tisch. Bitten Sie diese, ihre Vorbehalte, aber auch die wahrgenommenen Vorteile bei einem Cloud-Umstieg detailliert zu skizzieren. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die „Pain Points” der einzelnen Abteilungen. Gleichzeitig geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, verstanden und gehört zu werden. Die meisten der üblichen Bedenken lassen sich durch einen Blick auf die aktuellen Sicherheitskonzepte und die zu erwartenden Effizienzgewinne leicht ausräumen. Begleiten Sie diese große Veränderung mit guter, transparenter interner Kommunikation.

Schritt 2: Legen Sie sich auf ein „Cloud First”-Prinzip fest

Sobald klar herausgearbeitet wurde, welche Vorteile der Cloud-Umstieg bringt und was die Gründe hierfür sind, sollten Sie festlegen, dass Cloud-Dienste grundsätzlich Vorrang vor der lokalen Speicherung haben – es sei denn, es gibt gewichtige Gründe für das Gegenteil. Tun Sie dies nicht, verlieren sich Abteilungen schnell in alten Verhaltensmustern und halten sich Hintertüren für die On-Premises-Speicherung offen.

In der Folge entsteht ein bunter Mix an Cloud- und lokalen Diensten, die möglicherweise nicht reibungslos zusammen funktionieren. Das volle Potenzial der Cloud-Angebote wird so nicht genutzt.

Stellen Sie nun Ihr Taskforce-Team zusammen. Dieses sollte Mitarbeiter aus allen betroffenen Abteilungen beinhalten. So halten Sie während des Umstellungsprozesses alle auf dem Laufenden und können besondere Anforderungen rechtzeitig berücksichtigen. Außerdem sollten Sie im Ressourcenmanagement ausreichend Zeit und Budget für die Umstellung einräumen, um Planungssicherheit zu garantieren.

Besonders wichtig ist hier, dass die einzelnen Teammitglieder genügend Zeit mit dem Thema Cloud-Migration verbringen. Sonst könnte das Thema möglicherweise nicht ernst genommen und somit verschleppt werden. Außerdem sollte die Taskforce idealerweise einen eigenen Raum bekommen. Das verhindert unter anderem, dass allzu hitzige Diskussionen über bestimmte Migrationsaspekte von anderen Mitarbeitern zum Anlass genommen werden, das Gesamtprojekt in Frage zu stellen.

Schritt 3: Erarbeiten Sie Ihren Business Case für die Cloud

Auch wenn die Vorteile auf der Hand zu liegen scheinen: Ein Business Case für die Cloud-Migration hilft Ihnen, Risiken im Vorfeld klar zu identifizieren und die zugrundeliegenden Mechanismen detailliert zu verstehen. Natürlich sollte dieser Case sowohl die aktuellen Gesamtkosten (TCO, „Total Cost of Ownership”) der bestehenden Lösung als auch die der neuen, geplanten Lösung beinhalten. Nur so können Sie sinnvoll vergleichen.

Stellen Sie also in geeigneter Form zunächst die Kosten Ihrer derzeitigen Lösung dar und skizzieren Sie daneben, welche Kosten nach der Cloud-Migration gegebenenfalls wegfallen oder geringer sind. Die Differenz der beiden Summen ist Ihre jährliche Ersparnis.

Vergleichen Sie diese Ersparnis nun mit den Migrationskosten und legen diesen einen sinnvollen Amortisationszeitraum zugrunde (beispielsweise fünf Jahre). So erfahren Sie in wenigen Schritten, ab wann sich der Schritt in die Cloud für Sie finanziell rechnet. Eventuelle Geschwindigkeits- und allgemeine Wettbewerbsvorteile durch die Cloud-Anbindung sind hierbei noch gar nicht berücksichtigt.

Zu den wesentlichen „harten” Kostenfaktoren in der IT zählen unter anderem:

  • (Nur bei Eigenbetrieb) Hardware- und Infrastrukturkosten (Anschaffungs- und Einrichtungskosten)
  • (Nur bei Eigenbetrieb) Kosten für geplante und ungeplante Ausfälle („Risikoabschätzung”)
  • Laufende Betriebskosten
  • Mögliche Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung von SLAs („Service Level Agreements”) und deren prozentuale Wahrscheinlichkeit bei beiden Lösungen
  • Integrationskosten für verschiedene Systeme miteinander – vorher und nachher
  • Kosten für besondere Sicherheitsmaßnahmen wie zusätzliche Backups oder bei Eigenbetrieb: Zutrittskontrollsysteme et cetera

Zu den „weichen” Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, zählen wiederum:

  • Wie stark verbessert sich die allgemeine Produktivität durch Cloud-Dienste?
  • Wieviel flexibler können Sie auf wechselnde Marktanforderungen (Stichwort: Corona) reagieren und Ihre IT skalieren?
  • Wieviel ausfall- und lastsicherer sind Ihre kritischen Systeme in der Cloud?
  • Welche Vorteile ergeben sich durch schnellere Anwendungsentwicklung?
  • Wieviele Ressourcen können Sie freimachen, wenn IT-Wartung und -Betrieb ausgelagert werden (und diese gegebenenfalls anderweitig einplanen)?

Eine Produktivitätsverbesserung von mehr als zehn Prozent durch den Umstieg in die Cloud ist nicht selten und stellt eher einen Minimalwert dar.

Schritt 4: Überlegen Sie, welche Dienste Sie auslagern können und sollten

Nicht jede hausinterne Eigenentwicklung lässt sich 1:1 in die Cloud übertragen. Das liegt daran, dass die meisten Cloud-Systeme nicht abwärtskompatibel ausgelegt sind. Außerdem wollen und dürfen Sie möglicherweise aus Datenschutzgründen nicht „einfach alles” in die Cloud verlagern.

Außerdem gilt: Nicht alle Dokumente eines Unternehmens eignen sich gleichermaßen für die Cloud. Möglicherweise ist es sinnvoll, einen Teil davon weiterhin lokal vorzuhalten (via MPLS oder VPN auch an mehreren Standorten). Auf diese Art können Sie die Dateien auch ohne Nutzung der Cloud-Funktion des gemeinsamen Bearbeitens aufrufen. Diese entfällt dann zwar – dafür liegen Ihre Daten weiterhin in der gewohnten, geschützten Umgebung.

Insofern ist ein Hybrid-Ansatz meist das Mittel der Wahl. Hierbei werden bestimmte Dienste in der Cloud ausgeführt und (beispielsweise via MPLS) mit den lokalen Systemen verbunden. So kombinieren Sie die Vorteile wertvoller, eigener Systeme mit denjenigen, die durch die Auslagerung und redundante Speicherung in einer wartungsfreien Cloud-Umgebung entstehen.

Ein Beispiel: In vielen Forschungsunternehmen werden riesige Datenmengen analysiert, ausgewertet und zwischen Standorten übertragen. Anstatt nun diese Daten zusammen mit den Forschungsergebnissen in eine Public Cloud auszulagern, kann es sinnvoll sein, nur die Rohdaten in der Cloud abzulegen. Das hat den immensen Vorteil, dass alle Standorte jederzeit extrem schnellen Zugriff auf diese Daten haben, sowohl was den Up- als auch den Download angeht. Die wichtigen und meist erfolgskritischen Ergebnisdaten sowie die zugrunde liegenden Algorithmen hingegen liegen weiterhin geschützt im Unternehmen und werden ausschließlich auf geschütztem Wege zwischen den Standorten übertragen.

Mehr zu den Unterschieden zwischen Public, Private und Hybrid Cloud erfahren Sie auch an anderer Stelle in diesem Magazin.

Schritt 5: Setzen Sie ein Minimal-System auf und integrieren Sie schrittweise Ihre Dienste

Am Anfang der Cloud-Migration steht zunächst ein System, das gewisse Mindestanforderungen erfüllt. Es beinhaltet, je nach Anforderungen, meist diese Komponenten:

  • Eine zentrale Benutzerverwaltung mit Login-Daten
  • Eine Admin-Konsole zur Verwaltung der wichtigsten Cloud-Parameter

sowie gegebenenfalls

  • Tools zur Verschlüsselung und zur Schlüsselverwaltung
  • Eine Medienbibliothek sowie gegebenenfalls Repositories zur Versionsverwaltung
  • Die notwendige Anbindung an Ihre hauseigene Infrastruktur
  • Finanz-Tools zur zentralen Rechnungslegung und Abrechnung

Der Initialaufwand beim Aufsetzen eines Cloud-Systems lohnt sich: Je mehr zentrale Funktionen Sie von Anfang an auslagern, umso leichter können Sie später nach und nach Zusatzfunktionen aus den einzelnen Abteilungen hinzufügen.

Bei Vodafone erhalten Sie gleich zwei leistungsstarke Public-Cloud-Systeme zur Auswahl. Welches hiervon für Sie das Richtige ist, entscheiden Sie am besten selbst:

Microsoft Azure: Nahtloser und einfacher Umstieg mit Single Sign-On

Gerade in bestehende Windows-Umgebungen lässt sich die Azure Cloud besonders problemlos integrieren. Per Single Sign-On greifen Ihre Mitarbeiter nahtlos auf eine ganze Fülle von IT-Anwendungen zu. Das professionelle Benutzermanagement vereinfacht dabei das Leben Ihrer IT-Abteilung enorm. Die mehrstufige Authentifizierung sorgt außerdem auf Wunsch für mehr Sicherheit für Ihre wichtigsten Systeme.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehören insbesondere diese Aspekte:

  • Die Nutzung der bestehenden Nutzerverwaltung ist auch in der Azure Cloud möglich (Active Directory Sync).
  • Bestehende Microsoft-Softwarelizenzen sind auch in der Azure Cloud gültig (Kostenvorteil!).
  • Über das Windows Admin Center sind einfache Backups in die Azure Cloud möglich.
  • Das Disaster Recovery der IT-Infrastruktur an Ihrem Standort kann über Azure Site Recovery erfolgen.
  • Es entsteht eine einheitliche Entwicklungsplattform für Ihre hauseigene IT und Azure in Kombination.
  • Mit Azure ARC, Azure Security Center, Azure Policy. Azure Sentinel und anderen Tools gelingt das systemübergreifende Management der IT-Ressourcen problemlos.
  • Virtual Private Cloud in Azure: Via Company Net/Express Route lässt sich die Azure Cloud in das Firmennetz integrieren. Die Realisierung erfolgt komplett getrennt von der vorhandenen Internet-Anbindung, ist hochperformant und bietet garantierte Verfügbarkeit via Service Level Agreement (SLA).

Aufwändige, manuelle Backups auf lokalen Systemen gehören somit schon bald der Vergangenheit an. Mit Microsoft Azure erhalten Sie eine kostengünstige, mehrstufige Backup-Lösung für Ihren Datenbestand. Und im Fall der Fälle stellen Sie wichtige Daten einfach aus der Cloud wieder her.

Alibaba Cloud: Den globalen Handel mit Asien beliebig skalieren

Besonders international tätige Unternehmen profitieren enorm von der Migration in die Alibaba Cloud von Vodafone. Neben einem umfangreichen Support-Angebot rund um die Uhr profitieren Sie von einer hochskalierbaren und kosteneffizienten Cloud-Lösung inklusive Connectivity.

Dass sich die Alibaba Cloud-Server in einem deutschen Rechenzentrum befinden, dürfte dabei ebenso bedeutsam sein wie die Tatsache, dass Sie neben umfangreichen Cloud-Diensten auch zwischen den wichtigsten professionellen Anbindungsarten wählen können. Diese sind:

  • Volumenbasierte Internet-Tarife pro Service oder Gateway
  • Site-to-Site-VPN-Verbindungen mit eigener Verschlüsselung
  • MPLS im hochsicheren Vodafone Company Net

Und mit der optionalen, ultraschnellen Cloud Enterprise Network-Lösung laufen auch die geschäftlichen Verbindungen nach China reibungslos ab.

Die Vodafone Cloud-Experten freuen Sich auf Sie

Falls Sie weiterhin unsicher sind, wie Sie vorgehen sollen, ganz besondere Anforderungen haben, oder einfach nur loslegen wollen, wenden Sie sich doch einfach einmal an unsere Cloud-Experten. Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir die konsequente Digitalisierung mit all ihren Vorteilen, was Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit und maximale Effizienz angeht.

Übrigens: Auch der Umstieg von einer veralteten Office-Version auf das moderne, cloudbasierte Microsoft 365 ist leicht. Neben der Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, erhalten Sie hier unter anderem wertvolle Produktivitätshilfen wie Microsoft Teams und Skype for Business. In Kombination mit dem Vodafone Cloud Backup für Microsoft 365 sind Sie darüber hinaus auch gegen Datenverluste aus Ihren Office-Anwendungen optimal geschützt.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-geschaeftsprozesse/cloud-loesungen-best-practice-empfehlungen-fuer-den-schrittweisen-umstieg/