Hybrides Arbeiten – das Arbeitsmodell der Zukunft?

Die Arbeitswelt ist im Wandel: Herkömmliche Jobmodelle mit durchgehender Präsenzpflicht im Büro sind auf dem Rückzug. Hybrides Arbeiten wird immer beliebter. Was verbirgt sich hinter dem Begriff und was sollten Sie beachten, wenn Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen möchten?

Immer mehr Berufstätige arbeiten ganz oder teilweise im Homeoffice. Waren es im Jahr 2017 noch rund 23 Prozent, stieg der Anteil bis 2021 auf 56 Prozent an. Und während im Jahr 2019 noch knapp fünf Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit im Homeoffice stattfand, ist dieser Anteil bis 2021 auf 28 Prozent angestiegen.

Das ergab eine Langzeiterhebung der Universität St. Gallen unter 93.000 Befragten aus mehr als 500 Unternehmen unterschiedlicher Größe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung war die Coronapandemie. Doch sie hat langfristige Entwicklungen in der Arbeitswelt nur beschleunigt.

Denn auch viele Beschäftigte haben inzwischen die Vorteile des Arbeitens von zu Hause aus erkannt: zum Beispiel die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie und weniger Zeit, die durch das Pendeln zwischen Büro und Zuhause verlorengeht. Bereits in jeder zehnten Stellenausschreibung werben Unternehmen deshalb nach Erhebungen des Jobportals Indeed damit, dass bei ihnen Arbeiten im Homeoffice dauerhaft oder zumindest teilweise möglich sei.

Was ist hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten beschreibt in der digitalen Arbeitswelt die Verbindung von Arbeiten im Büro am Firmensitz mit der mobilen Arbeit auf Reisen oder von zu Hause aus. Je nach gewähltem Arbeitsmodell wechseln sich Tage im Bürotage und im Homeoffice nach festen Regeln ab – oder auf Basis kurzfristiger individueller Entscheidung.

Damit stellt hybrides Arbeiten einen Mittelweg zwischen der Arbeit in durchgängiger Präsenz am Büroarbeitsplatz und der ausschließlichen Arbeit im Homeoffice dar. Das Arbeiten auf Reisen und im Homeoffice wird im Unterschied hierzu auch als mobiles Arbeiten bezeichnet.

In der Coronapandemie haben viele Unternehmen entsprechende Arbeitsmodelle sehr kurzfristig eingeführt – mit teils großem Erfolg. Hybrides Arbeiten als regelhafter Prozess beinhaltet jedoch auch technische und rechtliche Aspekte.

Diese hybriden Arbeitsmodelle gibt es

Beim hybriden Arbeiten wird zwischen vier unterschiedlichen Anwesenheitsmodellen unterschieden:

Office-First: Hierbei wird hauptsächlich im Büro gearbeitet. Das Arbeiten im Homeoffice hat nur einen sehr kleinen Anteil an der gesamten Arbeitszeit.
Teilflexible Arbeit: Dieses Modell kennt zwei Unterarten. Bei der synchron hybriden Arbeit hat das gesamte Team feste Tage, an denen alle Mitarbeiter:innen „synchron“ im Büro arbeiten. Bei der statisch hybriden Arbeit gibt es hingegen individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber, an welchen Tagen die einzelnen Beschäftigten jeweils zu Hause oder im Büro arbeiten.
Vollflexible Arbeit: Bei diesem Modell entscheiden allein die Mitarbeiter:innen, wann sie im Büro, unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Dieses Modell wird daher auch WFA „Work from anywhere“ (WFA) genannt, frei übersetzt also: “Arbeite an einem beliebigen Ort”.
Remote-First: Das Arbeiten außerhalb des Büros hat hier grundsätzlich Vorrang. Die Mitarbeiter:innen sind nur noch ausnahmsweise im Büro am Firmensitz, beispielsweise zu wichtigen Kundenterminen oder zu bestimmten Präsenzbesprechungen.

Zusätzlich zu den Anwesenheitsmodellen gibt es auch noch unterschiedliche Arbeitszeitregelungen:

Feste Arbeitszeiten (im Englischen auch „Nine to Five“ genannt): Hier bestimmt der Arbeitgeber die Arbeitszeiten.
Teilflexibel (auch Gleitzeit genannt): Für die Mitarbeiter:innen gibt es feste Kernzeiten, in denen alle Beschäftigten anwesend sind. In diese Zeiten werden beispielsweise auch Konferenzen gelegt. Die Kernzeiten decken aber nur einen Teil der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit ab. Die Beschäftigten entscheiden selbständig, ob sie die verbleibenden Arbeitsstunden vor oder nach den Kernzeiten abarbeiten.
Vollständig freie Arbeitszeiten (auch Vertrauensarbeitszeit genannt): Die Beschäftigten entscheiden allein, zu welchen Zeiten sie arbeiten. Ursprünglich entfiel bei diesem Modell in vielen Firmen die Arbeitszeiterfassung komplett, weil hierbei allein die erbrachte Arbeitsleistung im Vordergrund steht. Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichtes München vom Oktober 2022 müssen Arbeitgeber mittlerweile auch bei Vertrauensarbeitszeit die geleisteten Arbeitszeiten erfassen und dem Betriebsrat hierüber auf dessen Wunsch hin Auskunft erteilen.

Die einzelnen Anwesenheitsmodelle und Arbeitszeitregelungen können Sie nahezu beliebig kombinieren, sodass in der Praxis viele unterschiedliche Modelle entstehen. Je nach gewähltem Modell können Sie auch die Organisation der Arbeitsplätze in Ihren Büroräumen entsprechend anpassen.

Beispielsweise können Sie für Mitarbeiter:innen, die nach dem Prinzip Office-First arbeiten, weiterhin persönliche Arbeitsplätze im Büro einrichten. Für Beschäftigte, die Remote-First tätig sind und zu Hause bereits einen vollständig ausgestatteten Telearbeitsplatz besitzen, richten Sie für die verbleibenden Bürotage hingegen sogenannte Schreibtischpools ein.

Ihre Mitarbeiter:innen suchen sich dort zu Arbeitsbeginn einen freien Schreibtisch, an dem sie an diesem Tag arbeiten. Dieses System wird auch Flex-Desk oder Desk-Sharing genannt. Das bedeutet frei übersetzt: “flexibler Schreibtisch” oder “Teilen des Schreibtisches”.

Mit technischen Lösungen wie Workplace-as-a-Service können Sie die Einrichtung dieser Arbeitsplätze an einen externen Dienstleister vergeben und dadurch Kosten sparen und die Arbeitsplätze standardisieren. So haben Ihre Mitarbeiter:innen überall immer die gleichen, ihnen bekannten Arbeitsumgebungen und müssen sich nicht um Software-Installationen oder Updates kümmern.

Welche Variante Sie wählen, hängt im Einzelfall auch von den Abläufen in Ihrem Unternehmen ab. Außerdem sollten Sie das Modell zusätzlich mit dem Betriebsrat abstimmen.

Voraussetzungen für hybrides Arbeiten

Damit hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktioniert, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Im Einzelnen sind dies:

Sichere Verbindung ermöglichen: Ihre Mitarbeiter:innen müssen von überall her über das Internet eine sichere Verbindung zu Ihrem Firmennetz aufbauen können. Dies geschieht üblicherweise mittels eines “Virtual Private Network” (VPN).
Grundlagen der Zusammenarbeit schaffen: Mit Collaboration Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace schaffen Sie die technischen Grundlagen, damit Ihre Teams auch an unterschiedlichen Orten gemeinsam arbeiten können – an einzelnen Dokumenten oder sogar ganzen Projekten.
Hardware bereitstellen: Ihre Mitarbeiter:innen sollten über Business-Laptops und Business-Smartphones verfügen, mit denen sie von überall her bequem, schnell und sicher arbeiten können.
Videokonferenzen ermöglichen: Wenn es bei Ihnen keine festen Präsenztage gibt, an denen alle Mitarbeiter:innen im Büro sind, sollten Besprechungen auch als Videokonferenzen möglich sein.
Telearbeitsplatz einrichten: Für das regelmäßiges Arbeiten von zu Hause aus sollten sie Ihren Mitarbeiter:innen normgerechte Telearbeitsplätze einrichten. Der Gesetzgeber verlangt, dass sie dieselben Anforderungen an Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erfüllen wie Arbeitsplätze in der Betriebsstätte.
Dazu gehören auch eine ausreichende und blendfreie Beleuchtung sowie die Ergonomie von Schreibtisch und Bürostuhl. Einzelheiten finden Sie in Nummer 6 des Anhangs der Arbeitsstättenverordnung sowie in der Broschüre „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.
Eine UCC-Plattform schaffen: Mittels Unified Communications (UCC) fassen Sie alle Kommunikationsdienste in Ihrem Unternehmen auf einer Plattform zusammen. So schaffen Sie einfache zu nutzende, Kommunikationsstrukturen für Ihre Mitarbeiter:innen.
Die Kommunikation per Telefon, Messenger oder Videokonferenz gewinnt durch das hybride Arbeiten gegenüber dem direkten persönlichen Gespräch an Bedeutung. Deshalb ist eine effiziente Kommunikationslösung eine wichtige Voraussetzung für hybrides Arbeiten.

Die Vor- und Nachteile von Hybrid Work

Für viele Unternehmen, aber auch für viele Beschäftigte ist der Umstieg auf hybrides Arbeiten eine große Umstellung. Er bietet viele Chancen, bringt aber auch einige Veränderungen mit sich, die Sie bereits im Vorfeld berücksichtigen sollten. Vorteile von Hybrid Work sind:

Ihre Mitarbeiter:innen reduzieren ihre Pendelzeiten für den täglichen Weg zur Arbeit. So sparen sie Geld und Zeit und schonen die Umwelt. Effektiv ist dies auch ein Gewinn an Lebenszeit und damit ein Plus für die Work-Life-Balance.
Viele Berufstätige, insbesondere Eltern können Hybrid Work besser mit ihrem Familienleben vereinbaren. Bei Ausfällen in Kindergarten und Schule können sie flexibel von zu Hause aus arbeiten oder einen Teil der Arbeitszeit in die Abendstunden verschieben, wenn die Kinder im Bett sind.
Die geringere Auslastung Ihrer Büroräume in Verbindung mit Desk-Sharing spart teure Büroflächen ein. Gerade in hochpreisigen Innenstadtlagen sparen Sie so einen Teil Ihrer Gewerbemieten und Betriebskosten ein.
Viele Beschäftigte schätzen die zusätzlichen persönlichen Freiheiten, die ihnen Hybrid Work verschafft. Sie gewinnen dadurch zusätzliche Motivation und arbeiten produktiver.
Hybrid Work macht Sie als Arbeitgeber für viele Bewerber:innen interessanter und wirkt sich positiv auf Ihr Employer-Branding aus. In Zeiten des Fachkräftemangels verbessern Sie so Ihre Chancen im Wettbewerb um die besten Nachwuchs- und Führungskräfte.
Fahrten und Reisezeiten entfallen. Mitarbeiter:innen im Außendienst müssen nach einem Kundentermin in Wohnortnähe nicht erst wieder in die Firma zurück, um dort ihren Bericht zu schreiben, sondern können dies auch im Homeoffice erledigen.
Ihr Unternehmen wird robuster gegenüber Betriebsstörungen. Fallen im Büro der Strom, das Telefon oder die Internetverbindung aus oder verhindern größere Baustellen eine zügige Anfahrt zum Arbeitsplatz, arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen einfach von zu Hause aus. Besonders gut funktioniert dies, wenn Sie alle Ihre Server und Ihre Telefonanlage als externe Clouddienste einrichten. Dann ist diese Infrastruktur für Ihre Beschäftigten auch weiterhin störungsfrei erreichbar.

Den vielen Vorteilen des hybriden Arbeitens stehen auch einige Nachteile gegenüber, die Sie berücksichtigen sollten. Einige davon können Sie durch entsprechende Planung im Vorfeld weitgehend vermeiden:

Nicht alle Beschäftigten möchten zu Hause arbeiten. Manche bevorzugen die Präsenz und den direkten Austausch am Arbeitsplatz. Wenn die Wohnverhältnisse zudem sehr beengt sind und es kein getrenntes Arbeitszimmer gibt, kann Remote Work zur Belastung für Familie und Beruf werden. Hier sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mitarbeiter:innen Einzelgespräche führen, welche Lösungen im beiderseitigen Interesse sind und ob Homeoffice im jeweiligen Fall überhaupt möglich ist.
Wenn sich Kolleg:innen und ganze Arbeitsgruppen längere Zeit nicht mehr persönlich sehen, kann dies einen negativen Einfluss auf das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Teams haben. Hier können Sie beispielsweise mit monatlichen Präsenztagen gegensteuern. An denen sind dann alle Kolleg:innen der jeweiligen Arbeitsgruppe zur selben Zeit im Büro. Auch Teamevents helfen dabei, das Wir-Gefühl zu stärken.
Hybrides Arbeiten kann den Arbeits- und Organisationsaufwand insbesondere für Führungskräfte und Projektleiter:innen erhöhen: Mitarbeiter:innen sind nicht mehr während der Kernarbeitszeiten an einem festen Büroarbeitsplatz für ein kurzes persönliches Gespräch erreichbar. Durch flexible Arbeitszeiten wird das Abstimmen von Konferenzterminen aufwändiger und Besprechungen mit mehreren Teilnehmern müssen mit mehr Vorlauf terminiert werden.
Durch den ganz oder teilweise wegfallenden persönlichen Kontakt ist es für Führungskräfte schwieriger zu erkennen, wenn einzelne Mitarbeiter:innen überlastet sind; zum Beispiel, weil sie im Homeoffice regelmäßig Überstunden erbringen, ohne diese zu erfassen. Dies kann bei den betroffenen Mitarbeiter:innen zu einem Burnout, aber auch zur inneren Kündigung führen – mit anschließendem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber oder längerer Krankheit.
Hier helfen Regelungen zum Schutz der Beschäftigten: So können Sie beispielsweise Ihren internen Mailserver so konfigurieren, dass am Wochenende keine dienstlichen Mails oder Messenger-Nachrichten zugestellt werden. Außerdem sollten Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche führen, um Überlastung frühzeitig zu erkennen.
Das dauerhafte parallele Bereitstellen von persönlichen Arbeitsplatzcomputern am Firmensitz zusätzlich zu Telearbeitsplätzen im Homeoffice belastet Ihr Hardware-Budget und erhöht die Anzahl der zu administrierenden Geräte. Hier sollten Sie über günstigere Modelle wie Workplace-as-a-Service oder Arbeitsplätze mit Laptop-Dockingstationen nachdenken.

Hybrid-Working bedeutet Hybrid-Meetings

Ein wichtiges Element der hybriden Arbeit ist das sogenannte Hybrid Meeting. Dieser Begriff beschreibt Konferenzen, bei deinen einige Teilnehmer:innen im Konferenzraum am Firmensitz teilnehmen und andere Teilnehmer:innen sich per Videokonferenz zuschalten.

Dieses Format stellt hohe Anforderungen an Ihre Technik-Infrastruktur. Denn alle Teilnehmer:innen müssen sich gegenseitig gut sehen und hören können. Die Kamera im Konferenzraum muss hierfür möglichst alle Personen im Raum scharf fokussieren. Außerdem muss sie das Gesamtbild in einer Auflösung und mit einer Bandbreite übertragen, dass es für die zugeschalteten Teilnehmer:innen gut erkennbar ist.

Es sollte im Raum möglichst keine dunklen oder toten Winkel geben. Umgekehrt sollten alle Personen im Raum die zugeschalteten Teilnehmer:innen beispielsweise auf einer großen, hellen Videowand nebeneinander sehen können. Die Videoleinwand sollte entsprechend lichtstark sein, damit Sie den Raum dafür nicht abdunkeln müssen. Gut funktionierende Hybrid-Meetings sind entscheidend für die Zusammenarbeit beim Hybrid-Working.

Idealerweise statten Sie daher Ihre Besprechungsräume mit einem entsprechenden professionellen Videokonferenzsystem aus, das seinerseits mit der Konferenzsoftware auf den Arbeitsplatzrechnern kompatibel ist und gut harmoniert.

Das Wichtigste zu hybridem Arbeiten in Kürze

Hybrides Arbeiten hat in Zeiten der Coronapandemie stark zugenommen. Viele Beschäftigte schätzen die Flexibilität, die es ihnen gibt.
Unternehmen, die hybrides Arbeiten praktizieren, bieten damit für viele Bewerber:innen einen erheblichen Mehrwert und haben so einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.
Für Hybrid-Work gibt es unterschiedliche Anwesenheits- und Arbeitszeitmodelle. Sie sollten sorgfältig prüfen, welches dieser Modelle gut zu Ihrem betrieblichen Alltag passt.
Unternehmen, die bereits Unified Communications sowie Cloudlösungen für Daten und Telefonie nutzen, haben erhebliche technische Vorteile bei der Einführung von hybrider Arbeit.
Mit entsprechender Hardware wie leistungsfähigen Laptops und Mobilgeräten sowie einer entsprechenden Konferenztechnik in Ihren Besprechungsräumen schaffen Sie die technische Grundlage für hybride Zusammenarbeit.

Quelle:

https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/hybrides-arbeiten-das-arbeitsmodell-der-zukunft/