Intelligentes Flottenmanagement ist komplex: Denn die Verwaltung von Fuhrparks besteht aus wesentlich mehr, als Autoschlüssel herauszugeben oder für vollgetankte Fahrzeuge zu sorgen. Fuhrparkmanager:innen müssen teils riesige Fahrzeugflotten täglich so koordinieren, dass alle Fahrzeuge möglichst effektiv und kostenschonend genutzt werden.
Dank schlauer Verwaltungssoftware und moderner IoT-Technik verlieren die Fuhrparkmanager:innen Ihres Unternehmens auch bei großen Fahrzeugflotten nicht die Übersicht. Wie digitales Flottenmanagement funktioniert und wie Ihre Firma davon profitieren kann, lesen Sie hier.
Was ist Flottenmanagement?
Der Begriff Flottenmanagement beschreibt die Verwaltung des gesamten Fuhrparks eines Unternehmens oder einer Organisation. Diese Verwaltung erfolgt heutzutage in den meisten Fällen automatisiert mithilfe sogenannter Flottenmanagement-Systeme. Der Kern dieser Systeme ist eine Flottenmanagement-Software, die eine übersichtliche und kostengünstige Verwaltung aller Fahrzeuge ermöglicht.
Was ist digitales Flottenmanagement?
Das Flottenmanagementsystem ist das „Herz“ Ihrer Fahrzeugflotte. Mithilfe dieses Systems können Sie zum Beispiel die Nutzung der Pkw und Lkw in Ihrem Betrieb so aufeinander abstimmen, dass es nicht zu Doppelbelegungen kommt oder Fahrzeuge tagelang ungenutzt herumstehen.
Früher erfolgte Flottenmanagement „klassisch“ mit Listen auf Papier und mithilfe von Karten, auf denen kleine Pins für die gewünschten Fahrtziele eingesteckt waren. So konnte man grob die effizienteste Route ermitteln. Heute steuert eine Software alle organisatorischen Schritte.
In einem solchen Flottenmanagement-System hinterlegen Ihre Flottenmanager:innen Fahrzeugdaten, sowie alle relevanten Daten zu den Fahrer:innen. Häufig teilt die Software die Daten in sogenannte Schichtmodelle auf: Die Software weiß, wann sich welche Fahrer:innen im Dienst befinden und welches Fahrzeug sie zu einer bestimmten Uhrzeit benötigen. Außerdem sorgt eine solche Software automatisch für Pausen und somit die Einhaltung der gesetzlichen oder vereinbarten Ruhezeiten.
Wie funktioniert eine Flottenmanagement-Software?
Zu den Kernaufgaben des Flottenmanagements gehören neben der Fahrzeug- und Fahrerverwaltung auch die Routenplanung und die Fahrzeugortung. Unterhält Ihr Unternehmen mehr als zwei Fahrzeuge, kann eine Flottenmanagement-Software Ihren Mitarbeiter:innen viel Arbeit abnehmen. Wie die digitalisierte Flottenverwerwaltung im Detail funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt.
Sichere Dokumentenverwaltung
In vielen Unternehmen wird neben den üblichen Stammdaten genau dokumentiert, welche Fahrer:innen welche Fahrerlaubnis besitzen. Dabei handelt es sich unter Umständen um hunderte sehr detaillierte und dabei vertrauliche Datensätze, die Ihre Fuhrparkmanager:innen früher mühsam per Hand in Listen eintragen mussten. Dank Flottenmanagement-Software gehört dieser „Papierkrieg“ der Vergangenheit an: Die meisten solcher Systeme bieten eigene elektronische Ablagen für sensible Daten – wie etwa Angaben auf Führerscheinen.
Schadenmanagement
Kommt es zu Schäden an Ihren Fahrzeugen oder werden sogar Menschen bei Unfällen mit einem Fahrzeug verletzt, zieht dies häufig einen umfangreichen Verwaltungsaufwand nach sich. So müssen Ihre Sachbearbeiter:innen beispielsweise die Kostenübernahme von Schäden klären oder eine passende Werkstatt finden.
Das beschädigte Fahrzeug muss ersetzt werden und Ihre Mitarbeiter:innen verteilen die noch vorhandenen Ressourcen neu. Mithilfe einer Flottenmanagement-Software ist das kein Problem: Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme regeln die oben genannten Abläufe automatisch.
Fahrzeugbuch führen
Die lückenlose Dokumentation aller Einsätze und Fahrzeugdaten ist ein wichtiger Teilbereich des Fuhrparkmanagements. In diesem Zusammenhang ist es egal, ob Ihr Unternehmen im Transport- und Logistikbereich tätig ist oder Sie die Fahrtendokumentation Ihres Vertriebsaußendienstes organisieren müssen.
Mit Lösungen wie zum Beispiel „Connected Cars” von Vodafone können Sie alle relevanten Daten Ihres Fuhrparks automatisch und in Echtzeit erfassen. So kann Ihr Unternehmen dank des Internet of Things nicht nur ihre Fahrten optimieren und dadurch Betriebskosten senken, sondern auch steuerrechtliche Anforderungen wie ein Fahrtenbuch auf elektronischem Wege erfüllen.
Fahrzeugortung mit GPS
Moderne Flottenmanagement-Software arbeitet mit Unterstützung der satellitengestützten Positionsbestimmung GPS (Global Positioning System). Dadurch ermöglicht Ihnen die Software, gefahrene Strecken zu dokumentieren. Darüber hinaus können Sie Fahrzeuge aus Ihrem Fuhrpark jederzeit präzise orten. Im Fall eines Kfz-Diebstahls etwa können Sie die Position ihres Fahrzeugs an die Polizei weitergeben.
Speditionen nutzen die GPS-Ortung zum einen, um die Position ihrer Fahrzeuge festzustellen. Zum anderen überwachen sie, ob die Fahrer:innen die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten einhalten und die Fahrzeuge auch wirklich „stehen“. Außerdem können die Logistikunternehmen Verladevorgänge optimieren. Dafür berechnen sie anhand des aktuellen Standorts des jeweiligen Lkw die Ankunft am Ladeort voraus.
Routenverwaltung
Ihre Außendienstmitarbeiter:innen profitieren von der Möglichkeit vieler Flottenmanagement-Systeme, Routen optimal planen zu können. So können Sie zum Beispiel verhindern, dass Mitarbeiter:innen Kunden in Regionen ansteuern, in denen sich bereits andere Mitarbeiter:innen befinden. Durch eine optimierte Abstimmung der Fahrtrouten agiert Ihr Unternehmen daher kostensparender und nachhaltiger. Unnötig lange Fahrstrecken und Kraftstoff- beziehungsweise Energieverschwendung gehören damit der Vergangenheit an.
Der Trend zu immer komplexeren Fuhrparks
Eine Studie der Unternehmensberatung Dataforce hat ergeben, dass das Management eines Fuhrparks in Unternehmen immer komplexer wird. 70 Prozent der befragten Fuhrparkmanager:innen gaben an, dass sich die Verwaltung ihrer Fuhrparks aufwändiger gestaltet als noch vor einigen Jahren.
87 Prozent der von Dataforce befragten Unternehmen gab an, die Regelwerke (englisch: Car Policies) ihrer Fuhrparks 2021 angepasst zu haben. Als Grund werden die Zunahmen von Elektro- und Hybridwagen in den Kfz-Flotten genannt – und die damit verbundenen Neuerungen. Beispielsweise müssen Firmen eine ausreichende Ladeinfrastruktur für die E-Autos schaffen.
Welche Rolle spielt das Internet of Things?
Nicht nur in großen Logistikfirmen, sondern auch in kleineren Betrieben gewinnt das Thema Flottenmanagement mit IoT-Unterstützung an Bedeutung. Zum Beispiel bieten viele kleinere Restaurants einen eigenen Lieferservice und unterhalten einen Fuhrpark mit wenigen Fahrzeugen.
Neben dem Wunsch, Fahrzeuge möglichst ständig in Bewegung zu halten, spielt die Sicherheit der Mitarbeiter:innen im Straßenverkehr eine zentrale Rolle. Digitale Tools können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten: Wenn Sie Ihre Fahrzeuge mit clever verbundenen Geräten ausstatten, haben Sie über das Webportal und die mobile App jederzeit Zugriff auf Echtzeitdaten. Das hilft Ihnen dabei, Ihr Flottenmanagement zu verbessern und die Sicherheit von Gütern und Fahrer:innen zu erhöhen. Außerdem können Sie so die Einhaltung von Lenk- und Pausenzeiten besser überwachen.
Manche Flottenmanagement-Systeme zeichnen mithilfe der GPS-Ortung und im Fahrzeug verbauter IoT-Sensoren Daten auf. Dazu gehören beispielsweise Daten zu der Geschwindigkeit, dem Beschleunigungsverhalten oder dem Bremsverhalten der Fahrer:innen. Daraus kann die Software den Kraftstoffverbrauch auf bestimmten Strecken berechnen und bei Bedarf eine alternative Route auswählen, um zukünftig Antriebsenergie zu sparen. Mehr dazu lesen Sie in den beiden folgenden Abschnitten.
Flottenmanagement praktisch: Tracking mit IoT-SIM-Karten
Technische Basis für das intelligente Fernmanagement von Fahrzeugen ist beispielsweise der Vodafone Car & Van Tracker. Diese nachrüstbare Box ist mit einer IoT-SIM-Karte sowie unterschiedlicher Sensorik bestückt. Mit deren Hilfe kann das Gerät kontinuierlich Daten zum Fahrzeug sowie zum Fahrverhalten erfassen und diese über das Mobilfunknetz von Vodafone an einen Server weiterleiten. Mit dem Car & Van Tracker, dem Utility Vehicle Tracker und dem Assets & Products Tracker können Sie individuell buchbare Optionen für Ihre Pkw und Kleintransporter, Nutzfahrzeuge und Güter festlegen.
Die intelligente Lösung von Vodafone und dem IT-Spezialisten DAKO aus Jena ermöglicht beim Flottenmanagement weit mehr als nur einen schnellen Informationsaustausch.
Neben der Hardware, Elektroniksystemen sowie Sensoren bündelt die Produktpalette von Vodafone Automotive auch passende Management- und Analyse-Tools sowie Apps.
Die Software wertet alle relevanten Daten aus und visualisiert sie nutzerfreundlich auf einer Online-Plattform. Die möglichen Funktionen und Services, die sich dadurch ergeben, sind vielfältig: von automatisierten Notrufen über frühzeitige Warnungen bei technischen Störungen und Reparatur-Hinweisen bis hin zum Tracking gestohlener Fahrzeuge.
IoT-Flottenmanagement und Predictive Maintenance
Technisch bedingte Unfälle können Sie durch die Verbindung von Flottenmanagement-Software und smarter IoT-Sensorik in Ihren Fahrzeugen verhindern: Das System kann ununterbrochen erfassen, wie es um den Zustand des Fahrzeugs bestellt ist. Ihr Fuhrparkmanagement kann so im Blick behalten, wann der nächste Ölwechsel ansteht, die Reifen erneuert werden sollten oder andere Wartungsmaßnahmen nötig sind. Expert:innen nennen dieser Form der Funktionsüberwachung Predictive Maintenance (Deutsch: Vorausschauende Instandhaltung).
Die Vorteile von digitalem Flottenmanagement
Wir fassen zusammen: Eine digitale Verwaltung Ihres Fuhrparks bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:
Übersichtlichkeit: Die meisten Flottenmanagent-Systeme bieten Ihnen eine schnelle Übersicht über den gesamten Fuhrpark. Neben einer Echtzeitverfolgung der Fahrtrouten sehen Sie sofort, welchen Fahrer:innen welches Fahrzeug wie lange nutzen.
Hilfe bei Diebstählen: Dank GPS-Tracking wissen Sie stets, wo sie welches Fahrzeug befindet. Viele Flottenmanagement-Systeme alarmieren Sie im Falle einer unrechtmäßigen Nutzung eines Autos per SMS oder E-Mail.
Sicherheit: Das Managementsystems Ihres Fuhrparks speichert alle wichtigen Daten zentral in der Cloud. Dadurch können Ihre Mitarbeiter:innen alle Daten schnell wiederherstellen, falls es zu einem „Crash“ Ihrer Unternehmens-IT kommen sollte.
Zeit- und Kostenersparnis: Ein digitalisiertes Fuhrparkmanagement erspart Ihren Mitarbeiter:innen viel Zeit. Viele moderne Programme übertragen zum Beispiel automatisch Zeiterfassungen von Fahrten in die Software. Die gesammelten Daten können Sie später analysieren und die Routenplanung Ihres Unternehmens optimieren.
Digitales Flottenmanagement: das Wichtigste in Kürze
- Mithilfe digitaler Flottenmanagement-Systeme können Sie die Nutzung aller Fahrzeuge in Ihrem Betrieb aufeinander abstimmen.
- Bereits bei mehr als zwei Fahrzeugen in Ihrem Unternehmen lohnt sich die Anschaffung einer Flottenmanagement-Software – diese nimmt Ihnen viel Arbeit ab.
- Digitales Flottenmanagement entlastet Logistik- und Transportbetriebe sowie Anbieter von Miet- und Leasingwagen. Eine lernfähige Software und schlaue IoT-Sensorik ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Einsätze und Fahrzeugdaten.
- GPS-Tracking und IoT-Sensorik ermöglichen es Unternehmen, stets über den Standort ihrer Fahrzeuge informiert zu sein.
Quelle:
https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitale-geschaeftsprozesse/flottenmanagement-iot/