Mit Zoom bietet das US-amerikanische Unternehmen Zoom Video Communications, Inc. eine Videokonferenz-Lösung, die zumindest teilweise und für eine gewisse Meeting-Dauer kostenlos nutzbar ist. In Zeiten von Homeoffice, Flex Work und mobilen Arbeitsmodellen ist die Nachfrage nach Online-Meeting-Lösungen so groß wie nie zuvor. Was bietet Zoom Cloud Meetings und wie können Sie eigene Zoom-Meetings veranstalten?
Mit Zoom ist der Markt für Videokonferenz-Software bereits seit 2011 um einen Vertreter reicher. Doch erst in Zeiten von Home-Office und Co. und vor dem Hintergrund der aktuellen Situation hat Zoom eine Art Durchbruch geschafft. Nach Unternehmensangaben erzielte die Zoom-Homepage im Juni 2022 die beeindruckende Zahl von 1,2 Milliarden Seitenaufrufen. Außerdem nutzen aktuell mehr als 500.000 Unternehmen und Organisationen das Zoom-System. Doch wie schneidet der Freemium-Anbieter aus den USA gegenüber seinen Konkurrenten Microsoft Teams, Skype for Business und Google Meet ab? Wir haben uns das System einmal näher angeschaut.
Freemium ist nicht kostenlos: So können Sie Zoom gratis nutzen
Videokonferenzen sind durchaus bandbreitenintensiv und auch Zoom möchte Geld verdienen. Unter anderem aus diesem Grund hat die kostenlose Zoom-Basic-Variante einige Einschränkungen, die Sie nur durch den Abschluss eines Abo-Modells beseitigen können:
- Die Anzahl der Teilnehmer:innen ist in der Gratis-Version auf 100 Personen und einen Organisator begrenzt.
- Die Länge einer Konferenz ist seit 15. Juli 2022 auf 40 Minuten begrenzt, egal wie viele Teilnehmende es gibt (also auch bei 1:1-Unterhaltungen).
- Die angebotenen Einwahlnummern für die Teilnahme per Telefon sind in Deutschland kostenpflichtig.
Eine andere Möglichkeit, kostenpflichtige Zoom-Funktionen ohne eigene Bezahlung zu nutzen ist natürlich, an einem Meeting eines Organisierenden mit Premium-Lizenz teilzunehmen. Wenn diese Einschränkungen für Sie kein Problem sind, können Sie Zoom ohne Weiteres kostenlos für Ihre Zwecke nutzen.
So nutzen Sie Zoom, nehmen an einer Konferenz teil oder starten diese
Wenn Sie Zoom nutzen möchten, brauchen Sie wie bei anderen Genre-Vertretern auch zunächst einen Computer mit Mikrofon und Webcam oder ein aktuelles Smartphone. Mit der entsprechenden Hardware ausgestattet geht es frisch ans Werk für Ihre erste Zoom-Konferenz.
Besuchen Sie zunächst die Zoom-Website. Klicken Sie dort auf „Kostenlose Registrierung”. Dort werden Sie nach Ihrem Geburtsdatum und Ihrer Mail-Adresse gefragt. Alternativ können Sie sich auch mit einem Google-Konto oder Facebook-Account anmelden oder ein vorhandenes Login nutzen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, via SSO (Single Sign-On, also die Einmalanmeldung für Ihren geschützten Bereich) auf eine eventuell bereits vorhandene Zoom-Unternehmenslizenz zuzugreifen.
Nachdem Sie bei der Variante „E-Mail” auf den Bestätigungs-Link geklickt haben, geht es an die Installation des passenden Desktop-Clients. Dieses wird zunächst auf Ihren Mac oder Windows-Rechner heruntergeladen und anschließend installiert. Nach Abschluss der Installation sind Sie beinahe schon bereit für Ihre erste Videokonferenz. Geben Sie noch einige Daten über sich selbst an und laden Sie optional Kolleg:innen via E-Mail ein. Starten Sie anschließend die Konferenz mit oder ohne Video-Unterstützung.
Um ein Zoom-Meeting via Smartphone zu starten oder einem beizutreten, brauchen Sie die entsprechende ZOOM Cloud Meetings-App für Android oder iOS. Vor dem Beginn müssen Sie diese also herunterladen und installieren. Nach dem Start der App wählen Sie aus drei Möglichkeiten: Treten Sie einem Meeting bei, indem Sie dessen Meeting-ID eingeben. Alternativ können Sie sich über die App auch zunächst registrieren oder sich als Meeting-Moderator:in anmelden.
Übrigens: Sie können Zoom auch unter Linux nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der entsprechenden Zoom-Supportseite.
So nehmen Sie an einer bestehenden Zoom-Konferenz teil
Für die bloße Teilnahme an einem Zoom-Meeting ist keine Registrierung notwendig. Vermutlich haben Sie vom/von der Organisator:in der Konferenz einen Einladungs-Link erhalten. Klicken Sie diesen an und schon nehmen Sie – nach Eingabe Ihres Namens und Festlegen der Berechtigungen – an einem vorhandenen Zoom-Meeting teil. Eventuell müssen Sie hierzu wie oben beschrieben noch den Client für Windows oder Mac beziehungsweise die Zoom-App für Ihr Smartphone herunterladen.
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Felix Ohswald ist Mitgründer der Lernplattform GoStudent. In mehr als 20 Ländern finden Schüler:innen hier Nachhilfe durch sogenannte Tutor:innen. Die Nachhilfestunden erfolgen im Internet per Live-Chat.
In dieser Ausgabe des Podcasts „Digitale Vorreiter:innen“ berichtet Felix Ohswald, auf was er bei Neuanstellungen und eigenen Investitionen achtet. Außerdem gibt er Christoph Burseg Antworten zu folgenden Fragen: Über welche Marketingkanäle erreicht sein Unternehmen Schüler:innen und Eltern? Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz im Bildungsbereich und warum benötigt Felix Ohswald nach eigener Aussage selbst Nachhilfe? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in dieser Podcast-Ausgabe.
So blenden Sie Ihren Hintergrund während einer Zoom-Konferenz aus oder ersetzen ihn
Eine beliebte Funktion bei Videokonferenz-Tools ist die KI-gestützte, Ersetzen des aktuellen Hintergrunds. Ob Sie nun gerade im Homeoffice sitzen und Ihre Kücheneinrichtung ungern präsentieren oder unterwegs keine fremden Menschen im Hintergrund zu sehen sein sollen: Ein virtueller Hintergrund hilft. Und so gehen Sie vor:
- Sorgen Sie insgesamt dafür, dass Ihr Raum oder der Bereich, in dem Sie sich aufhalten, gleichmäßig ausgeleuchtet ist.
- Im Idealfall besorgen Sie sich einen sogenannten Greenscreen, den Sie hinter Ihrem Bürostuhl aufstellen.
- Laden sie ein beliebiges Hintergrundbild herunter, das der Auflösung Ihrer Kamera entspricht (bei Full HD (1080p) wären dies 1920×1080 Bildpunkte).
- Klicken Sie, solange kein Meeting läuft, in der Zoom-App auf das Zahnradsymbol („Einstellungen”) und wählen Sie „Hintergrund | Virtueller Hintergrund” aus.
- Wählen Sie eine der Vorlagen oder laden Sie Ihren gewünschten Hintergrund über das „+”-Symbol hoch.
- Sollte Ihr Meeting bereits begonnen haben, können Sie Ihren Hintergrund über „Video beenden” (den Pfeil rechts daneben anklicken) und „Wählen Sie virtuellen Hintergrund” anpassen.
Sollten Sie nun eventuelle Artefakte in Ihrem Bild bemerken (kleine Bildstörungen, die insbesondere dann auftreten, wenn Sie sich bewegen), reicht möglicherweise die Rechenleistung Ihres Computers nicht aus. Außerdem benötigen Sie für diese Art von Funktionen mindestens Windows 10 mit einem Core i5-Prozessor oder neuer beziehungsweise einen Mac mit macOS 10.13 oder neuer.
Mit den Zoom-Videofiltern können Sie während einer Konferenz Ihrem Bild außerdem mehr oder weniger passende Zusatzelemente hinzufügen.
Diese Vorteile bietet Zoom
Ein großer Vorteil bei Zoom: Sie können das System nutzen, indem Sie lediglich Ihr Geburtsdatum, Ihre Mailadresse und Ihren Namen eingeben. Als sogenanntes Freemium-Tool, bei dem nur bestimmte Funktionen kostenpflichtig sind, können Sie auf diese Weise zügig loslegen, ohne sich erst umfangreich zu registrieren und Daten preiszugeben. Während einer Zoom-Konferenz haben Sie vielfältige Möglichkeiten, Informationen mit anderen zu teilen. Neben der normalen Unterhaltung mit und ohne Kamera-Unterstützung bietet Zoom – je nach zugrundeliegendem Abrechnungsmodell – unter anderem diese Features:
- Betreiben Sie hochauflösende Videokonferenzen in HD-Qualität (auch, was die Audiofunktionen angeht).
- Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion, um später wichtige Punkte nochmal aufzurufen oder nutzen Sie die KI-gestützte Transkriptfunktion für Wortbeiträge.
- Geben Sie die Kontrolle über Maus und Tastatur an andere Teilnehmer:innen ab: So kann jeder aktiv zum Gelingen der Konferenz beitragen.
- Laden Sie Teilnehmer:innen einfach mit einer E-Mail ein und integrieren Sie das System mit Outlook, Google Mail oder iCal.
- Durch Verschlüsselung, Passwortschutz und virtuelle Warteräume werden sichere Meetings gewährleistet.
- Die Teilnahme an Zoom-Meetings ist sowohl über den Webbrowser als auch mit einem VoIP-Telefon in derzeit 55 Ländern möglich.
- Gerade für Vereine und Interessengruppen ist die Teilnahme an kurzen Absprache-Meetings problemlos möglich.
- Teilen Sie Dateien und textbasierte Infos während der Konferenz mit Hilfe der integrierten Chatfunktion.
- Nutzen Sie Erinnerungs- und Kalenderfunktionen mit Add-Ins und Plugins für Microsoft 365, Outlook, Gmail, Firefox, Chrome oder Safari.
- Nutzen Sie virtuelle Hintergründe, um Ihren derzeitigen Konferenzhintergrund auszublenden und sogar zu ersetzen.
In den verschiedenen Premium-Modellen (mehr dazu weiter unten) bietet Zoom noch weitere optionale Features wie beispielsweise eine Web-Seminar-Funktion, deutlich mehr Teilnehmer:innen und eigene Meeting-IDs. Zudem ist die Dauer der Konferenz in der Premium-Version nicht begrenzt. In Zoom Rooms, der Lösung für feste Besprechungsräume, ist sogar ein digitales Whiteboard verfügbar. Mit seiner Hilfe können Sie Ideen der Teilnehmer:innen oder Ihre eigenen Punkte während der Konferenz grafisch visualisieren.
Pro, Business/Enterprise oder Education: Diese Premium-Funktionalitäten und Services bietet Zoom
Je nach gebuchtem Paket erhalten Sie bei Zoom Zugriff auf verschiedene Software-Zusatzlösungen und Zoom-Varianten für besondere Anforderungen:
Zoom Phone: Mit Zoom Phone erhalten Sie Pakete für gebührenfreie oder gebührenpflichtige Einwahlnummern.
Zoom Webinare: Der Zoom-Videowebinare-Bereich wiederum lässt Sie „echte” Web-Seminare durchführen, einschließlich Umfragefunktion, Whiteboard, Erinnerungs-Emails, PayPal-Support und Dolmetscherfunktion.
Zoom Conference Room Connector: Mit dem Zoom Conference Room Connector (CRC) können Sie vorhandene Besprechungsräume aufrüsten oder virtuelle Zoom-Räume einrichten, die jederzeit durch Anklicken zur Verfügung stehen.
Zoom Event Conference: Diese Funktion soll es Gastgeber:innen von Zoom-Meetings erlauben, mehrtägige Events zu organisieren. Konferenzteilnehmer:innen sollen in einer Art eigener Lobby auch außerhalb der offiziellen Meetings miteinander ins Gespräch kommen. Sponsor:innen eines Events sollen Werbebotschaften platzieren oder mit den Teilnehmer:innen in Kontakt treten können.
Zoom Education: Mit dem Education-Angebot von Zoom, das sich speziell an Schulen und Universitäten richtet, lassen sich zu einem günstigen Preis viele tausend Zuschauende und eine Vielzahl interaktiver Teilnehmender in einer einzigen Konferenz unterbringen. Dazu gibt es die Möglichkeit, Frage- und Antwortrunden abzuhalten, Umfragen durchzuführen und im Nachhinein einen Bericht abzurufen.
Zoom Whiteboard: Seit Anfang 2022 gibt es zudem die Funktion „Zoom Whiteboard”. Hier können mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig gemeinsam an einer Planungstafel in Echtzeit beispielsweise an neuen Konzepten arbeiten. Das Zoom Whiteboard ist außerdem mit Touch-Geräten wie DTEN D7 oder dem Neat Board nutzbar.
Verschlüsselung im Zoom Phone: Standardmäßig unterstützt Zoom Phone als Softphone-Lösung die AES-128-Bit-Verschlüsselung. Optional ist auch die Verschlüsselung mit 256 Bit möglich (TLS 1.2, ab Version 5.0.0)
Vergleichen lohnt sich: Unser Fazit zu Zoom
Möchten Sie schnell und unkompliziert ein kurzes Meeting abhalten, dann ist Zoom bereits in der kostenlosen Variante ein tolles Angebot. Insbesondere Vereine und Privatpersonen können sich in der Basic-Version über HD-Video und eine Menge Funktionen freuen, die ein aktuelles Videokonferenz-System bieten sollte. Allerdings sind die Möglichkeiten für den professionellen Einsatz fast ausschließlich der Premium-Variante vorbehalten. Insbesondere die Längenbegrenzung, die Mitte 2022 auch für Einzelunterhaltungen wieder eingeführt wurde, dürfte viele Kund:innen zum Wechsel in ein kostenpflichtiges Modell bewegen – oder zum Blick auf eines der Alternativangebote.
Immerhin: Beim Thema technische Umsetzung ist Google Meet allerdings mindestens ebenso gut aufgestellt wie die Videokonferenz-Lösung von Zoom – und im Microsoft-365-Paket ist Microsoft Teams mit Skype for Business bereits integriert. Es lohnt sich also, auf Ihren tatsächlichen Bedarf im geschäftlichen Alltag zu schauen. Jeder Anbieter setzt hier eigene Schwerpunkte, doch für eine umfassende Business-Integration mit vorhandenen Windows-/Microsoft-Umgebungen bietet Microsoft 365 mit Teams derzeit wohl das beste Angebot.
Für das private Umfeld hingegen bieten sich auch die gängigen Messenger-Dienste wie WhatsApp, Skype für Endkunden und Google Hangouts an. Welche Tools Sie nutzen können, wenn Sie einfach nur privat mit der Familie in Kontakt bleiben wollen, haben wir für Sie in unserem featured-Magazin für Consumer zusammengetragen.
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Quelle:
https://www.vodafone.de/business/featured/digitales-business/digitaler-arbeitsplatz/zoom-so-funktioniert-die-videokonferenz-alternative/